Tecnologie biometriche e privacy in azienda: come usare i lettori di impronte digitali nel rispetto del GDPR

Nel contesto della digitalizzazione dei processi aziendali, sempre più imprese scelgono soluzioni tecnologiche avanzate per ottimizzare la gestione delle risorse umane e la sicurezza. Tra queste, le tecnologie biometriche occupano un posto sempre più rilevante: in particolare, i lettori di impronte digitali si stanno diffondendo come strumenti efficaci per il controllo accessi e la rilevazione presenze. Tuttavia, trattando dati personali altamente sensibili, è fondamentale conoscere e rispettare le normative in materia di privacy e protezione dei dati, prima fra tutte il Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR).

Cosa sono le tecnologie biometriche e perché le aziende le scelgono

Le tecnologie biometriche si basano sull’identificazione di una persona tramite caratteristiche fisiche o comportamentali uniche, come l’impronta digitale, il riconoscimento facciale o vocale, la retina, la dinamica della firma o la postura.

Il motivo per cui vengono adottate dalle aziende è duplice:

• Sicurezza: rendono difficile la contraffazione e l’accesso non autorizzato.
• Efficienza: velocizzano i processi di rilevazione delle presenze e accesso a locali riservati, eliminando la necessità di badge fisici.

In un ambiente multinazionale, dove la gestione degli accessi può riguardare sedi in paesi diversi, centinaia di dipendenti e livelli gerarchici complessi, queste soluzioni sono particolarmente vantaggiose.

Lettori di impronte digitali e GDPR: cosa dice la normativa

Il GDPR, in vigore dal 2018, classifica i dati biometrici come “categorie particolari di dati” (art. 9), equiparandoli a quelli relativi alla salute o all’orientamento politico. Questo significa che il loro trattamento è vietato salvo specifiche eccezioni, come:

• consenso esplicito dell’interessato;
• obblighi previsti dal diritto del lavoro o dalla normativa sulla sicurezza;
• interesse pubblico rilevante riconosciuto dalla legge.

In ambito aziendale, i dati biometrici possono essere utilizzati solo se strettamente necessari per il raggiungimento di specifici obiettivi, come il controllo accessi in aree critiche (es. laboratori, centrali, uffici R&D).

Altri principi fondamentali che devono essere rispettati:

• Finalità specifica: non si può usare un dato biometrico per scopi diversi da quelli dichiarati;
• Minimizzazione dei dati: devono essere raccolti solo i dati strettamente necessari;
• Trasparenza: le persone devono essere informate in modo chiaro e comprensibile;
• Conservazione limitata: i dati non possono essere conservati più del necessario.

Per un approfondimento tecnico su come funzionano i lettori biometrici di impronte digitali con riferimento alla normativa sulla privacy, è possibile consultare questo articolo dedicato di Petris Sistemi.

Criticità e rischi nella gestione dei dati biometrici

Trattare dati biometrici comporta rischi significativi per la privacy degli utenti. Le principali criticità da gestire sono:

• Conservazione dei dati: dove vengono salvati? Su server aziendali, in cloud, su dispositivi locali?
• Protezione: i dati sono criptati? Chi può accedervi?
• Revoca del consenso: l’utente deve poter revocare il consenso in ogni momento, senza subire penalizzazioni.
• Alternative: deve sempre essere offerta una soluzione alternativa (badge, codice PIN) a chi non desidera usare dati biometrici.

Inoltre, un uso scorretto dei dati biometrici può esporre l’azienda a sanzioni amministrative molto elevate (fino al 4% del fatturato globale), oltre che a danni reputazionali.

Come implementare un sistema biometrico conforme

Prima di installare un sistema biometrico in azienda, è bene seguire un processo strutturato:

1. Valutazione d’impatto (DPIA): obbligatoria secondo il GDPR per il trattamento sistematico di dati biometrici;
2. Scelta del fornitore: selezionare solo aziende che offrono soluzioni certificate e GDPR-ready;
3. Coinvolgimento del DPO: il Data Protection Officer deve essere parte attiva nel processo;
4. Comunicazione interna: informare in modo chiaro i dipendenti, raccogliere il consenso esplicito;
5. Formazione: assicurare che HR, IT e personale di sicurezza conoscano le procedure;
6. Aggiornamento continuo: il sistema deve essere monitorato, aggiornato e sottoposto a audit periodici.

Conclusione

Le tecnologie biometriche rappresentano una delle frontiere più interessanti della digitalizzazione aziendale. Offrono strumenti potenti per migliorare la sicurezza, semplificare i processi e rendere più efficiente la gestione degli accessi. Tuttavia, per utilizzare lettori di impronte digitali in modo etico e conforme alla normativa, è necessario un approccio consapevole e responsabile.

Innovare rispettando la privacy e le regole del gioco è non solo possibile, ma indispensabile in ogni contesto aziendale moderno. E in un contesto in cui il trattamento dei dati è sempre più al centro dell’attenzione, questo fa la differenza tra un sistema tecnologico efficace e uno potenzialmente dannoso.