Onboarding: significato e guida per aziende e dipendenti

Un buon processo di onboarding è cruciale per garantire che gli individui coinvolti possano iniziare il loro percorso con una comprensione chiara delle aspettative, delle risorse a loro disposizione e della conoscenza necessaria per avere successo nel loro nuovo ruolo o nell’utilizzo di un nuovo prodotto o servizio.

Onboarding: significato in diversi contesti

L’onboarding si riferisce al processo attraverso il quale nuovi utenti o dipendenti acquisiscono le competenze, le conoscenze e i comportamenti necessari per diventare membri efficaci di un’organizzazione o per iniziare a utilizzare un prodotto o servizio con successo. Il termine, traducibile in italiano con “integrazione” o “inserimento”, può essere applicato in vari contesti, tra cui risorse umane, software e servizi al cliente.

• Nel contesto delle risorse umane, l’onboarding è il processo di accoglienza e formazione dei nuovi dipendenti. Questo include la presentazione dell’azienda, la cultura aziendale, le politiche interne, e la formazione specifica sul ruolo che andranno a ricoprire. L’obiettivo è far sì che i nuovi arrivati si sentano benvenuti, si integrino efficacemente nel team e raggiungano rapidamente un livello di produttività ottimale.
• Nel contesto dei software e dei servizi digitali, l’onboarding riguarda il processo mediante il quale gli utenti diventano proficienti nell’uso di un’applicazione o servizio. Questo può includere tutorial, guide passo-passo, assistenza iniziale e supporto continuativo per facilitare l’apprendimento e l’utilizzo delle funzionalità offerte. L’obiettivo è ridurre la curva di apprendimento, aumentare l’adozione del prodotto e migliorare la soddisfazione dell’utente.
• Nel servizio clienti, l’onboarding può riferirsi all’introduzione di nuovi clienti ai servizi offerti da un’azienda, assicurando che comprendano come accedere e utilizzare questi servizi al meglio. Questo processo può aiutare a stabilire una relazione positiva tra il cliente e l’azienda fin dall’inizio.

Onboarding aziendale per il dipendente

Dal punto di vista del dipendente, l’onboarding aziendale rappresenta il primo passo fondamentale nel suo percorso all’interno di una nuova organizzazione. È il processo attraverso il quale i nuovi assunti vengono introdotti alla cultura aziendale, ai colleghi, ai loro ruoli specifici, e ai sistemi e strumenti necessari per svolgere il loro lavoro. Questa fase iniziale può avere un impatto significativo sul loro benessere, sulla loro soddisfazione lavorativa e sulla loro produttività a lungo termine.

• Accoglienza e primo giorno: l’impressione del primo giorno è cruciale. Un’accoglienza calda, un’organizzazione chiara delle attività di onboarding e la presenza di materiale informativo possono fare molto per ridurre l’ansia da nuovo ingresso e favorire un senso di appartenenza.

• Formazione e sviluppo: i dipendenti valutano positivamente programmi di formazione ben strutturati che li aiutano a comprendere non solo le loro responsabilità specifiche ma anche come la loro posizione si inserisce all’interno degli obiettivi più ampi dell’azienda. La chiarezza sulle aspettative e sulle metriche di successo è fondamentale.

• Introduzione alla cultura aziendale: capire la cultura aziendale, i valori e le norme comportamentali è essenziale per integrarsi in un nuovo ambiente di lavoro. I dipendenti cercano di capire “come si fanno le cose qui” per navigare efficacemente le dinamiche sociali e professionali.

• Networking e relazioni sociali: opportunità di incontrare nuovi colleghi e costruire relazioni sono parti importanti dell’onboarding. Questo può includere incontri con i membri del team, mentorship, e partecipazione a eventi sociali aziendali.

• Supporto e feedback: l’accesso a supporto continuativo e la ricezione di feedback regolari aiutano i nuovi dipendenti a sentirsi valutati e guidati nel loro percorso di crescita professionale. La presenza di un mentore o di un tutor può facilitare notevolmente questo processo.

• Adattamento alle tecnologie e ai sistemi: imparare a utilizzare nuovi strumenti, piattaforme e software è spesso una parte significativa dell’onboarding. La facilità con cui un dipendente riesce ad adattarsi a queste tecnologie può influenzare la sua efficienza iniziale.

• Sicurezza nel proprio ruolo: infine, i dipendenti cercano di capire come il loro lavoro contribuisca al successo dell’azienda e di sentirsi sicuri nel loro ruolo e nelle loro capacità di contribuire positivamente.

5 consigli utili per il dipendente durante l’Onboarding

Approcciare l’onboarding con curiosità, apertura e impegno ti permetterà non solo di adattarti più rapidamente al tuo nuovo ambiente lavorativo ma anche di porre le basi per successi futuri all’interno dell’azienda.

• Osserva e partecipa attivamente alla vita aziendale per comprendere i valori, le norme e le pratiche che guidano l’azienda. Questo può aiutarti a navigare meglio l’ambiente lavorativo e a integrarti nel team. Inizia a conoscere i tuoi colleghi e stringi rapporti con loro.
• Sii proattivo nel fare domande: non esitare a chiedere chiarimenti su aspetti del tuo ruolo, aspettative, o sulla cultura aziendale. Fare domande dimostra interesse e desiderio di imparare.
• Stabilisci obiettivi a breve e a lungo termine: identifica obiettivi professionali chiari per i primi 30, 60 e 90 giorni. Questo ti aiuterà a concentrarti su ciò che è importante e a misurare i tuoi progressi. Non esitare a condividere o definire tali obiettivi con il tuo responsabile.
• Documenta il tuo apprendimento: tieni traccia delle nuove informazioni, delle procedure e delle competenze che acquisisci. Questo non solo ti aiuterà a ricordare ciò che hai imparato, ma ti fornirà anche un riferimento utile in futuro.
• Adotta un atteggiamento positivo: l’atteggiamento con cui affronti le sfide e l’interazione con i colleghi può avere un grande impatto sulla tua esperienza di onboarding. Essere aperti, flessibili e positivi favorisce un’integrazione più facile e costruttiva.

Onboarding dal punto di vista dell’azienda

Per le aziende, l’onboarding è un’opportunità per stabilire una solida base di fiducia, impegno e lealtà tra l’organizzazione e i suoi nuovi dipendenti. Investendo in un processo di onboarding efficace, le aziende non solo migliorano l’esperienza dei dipendenti ma contribuiscono anche alla costruzione di un ambiente lavorativo positivo e produttivo, con impatti diretti sul successo a lungo termine dell’organizzazione.

• Pianificare un processo di onboarding strutturato: definire chiaramente le fasi del processo di onboarding, dai primi giorni fino ai primi mesi di lavoro, assicurandosi che copra tutti gli aspetti fondamentali: dall’introduzione alla cultura aziendale, alla formazione sulle specifiche mansioni, fino alla valutazione del rendimento iniziale.

• Assegnare un mentore o un tutor: affiancare ai nuovi dipendenti una figura esperta che possa guidarli, rispondere alle loro domande e facilitare l’integrazione nel team può migliorare significativamente l’esperienza di onboarding.

• Fornire una formazione mirata: oltre alla formazione generale sull’azienda, è essenziale offrire ai nuovi dipendenti una formazione specifica sul loro ruolo, inclusa la conoscenza dei prodotti, dei servizi e dei sistemi interni, per renderli rapidamente operativi e produttivi.

• Comunicare chiaramente aspettative e obiettivi: delineare chiaramente le aspettative nei confronti dei nuovi dipendenti e definire obiettivi realistici per i loro primi giorni, settimane e mesi contribuisce a orientarli e motivarli fin dall’inizio.

• Promuovere l’integrazione nella cultura aziendale: incoraggiare i nuovi dipendenti a partecipare a eventi aziendali, incontri informali e altre attività può aiutarli a comprendere meglio la cultura aziendale e a costruire relazioni significative con i colleghi.

• Fornire strumenti e risorse adeguati: assicurarsi che i nuovi dipendenti dispongano di tutte le risorse e gli strumenti necessari per svolgere il loro lavoro efficacemente fin dal primo giorno.

• Implementare un sistema di feedback bidirezionale: creare opportunità regolari per il feedback permette ai nuovi dipendenti di esprimere le loro impressioni e alle aziende di adeguare il processo di onboarding in base alle loro esigenze e alle loro esperienze.

• Monitorare e valutare il processo di onboarding: analizzare regolarmente l’efficacia del processo di onboarding attraverso sondaggi, interviste e indicatori di performance aiuta a identificare aree di miglioramento e ad adattare le strategie di conseguenza.

• Considerare l’onboarding come un processo continuo: riconoscere che l’onboarding non termina dopo i primi giorni o settimane, ma è un processo che continua per i primi mesi di lavoro del dipendente, fino a quando non si sente completamente integrato e produttivo.

• Investire nell’onboarding digitale: sfruttare le tecnologie digitali per creare programmi di onboarding flessibili e accessibili che possono essere personalizzati in base alle esigenze dei singoli dipendenti.

Progettare l’onboarding aziendale: esempi e tattiche

Incorporando questi spunti, le aziende possono non solo ottimizzare il processo di onboarding per soddisfare le esigenze dei nuovi dipendenti, ma anche rafforzare la loro cultura aziendale e aumentare l’engagement e la produttività a lungo termine.

• Utilizzare la tecnologia per semplificare il processo: sviluppare un portale di onboarding dedicato dove i nuovi dipendenti possono trovare tutte le informazioni necessarie, compresi moduli, documenti, piani di formazione, e risorse, può rendere il processo più fluido e accessibile.
• Personalizzare l’esperienza di onboarding: riconoscere che ogni dipendente ha esigenze e background diversi. Adattare il processo di onboarding in base al ruolo, alle esperienze precedenti e alle preferenze personali può aumentare l’efficacia del processo.
• Incorporare elementi di gamification: l’uso di elementi ludici può rendere l’apprendimento più coinvolgente e divertente. Questo può includere sfide, badge, e premi per il completamento di determinate attività di onboarding.
• Promuovere l’interazione tra i nuovi assunti: organizzare sessioni di onboarding di gruppo o eventi sociali virtuali può aiutare i nuovi dipendenti a costruire una rete di supporto e a sentirsi parte della comunità aziendale fin dall’inizio.
• Creare un piano di onboarding di successo per i manager: i manager giocano un ruolo cruciale nell’onboarding dei loro team. Fornire loro linee guida e formazione su come accogliere e integrare efficacemente i nuovi membri può migliorare significativamente l’esperienza complessiva.

Struttura e durata dell’Onboarding

Un programma ben progettato supporta non solo la transizione iniziale, ma anche lo sviluppo continuo e l’engagement del dipendente a lungo termine. La durata e la struttura di un programma di onboarding possono variare considerevolmente, tuttavia, esiste un quadro generale che molte organizzazioni seguono per massimizzare l’efficacia del processo.

Fase 1: Pre-Onboarding

Prima ancora che il nuovo dipendente metta piede in ufficio, la fase di pre-onboarding pone le fondamenta per un inizio positivo, inviando tutte le informazioni logistiche necessarie e introducendo i valori aziendali attraverso materiali di benvenuto. Questo passaggio anticipato aiuta a costruire un’attesa positiva e a ridurre l’ansia del primo giorno, facendo sentire il nuovo arrivato già parte della squadra.

Obiettivi:

• Ridurre l’ansia del primo giorno.
• Fornire informazioni logistiche essenziali (orario, luogo, cosa aspettarsi).
• Iniziare a costruire un senso di appartenenza.

Durata: questa fase inizia non appena il dipendente accetta l’offerta e dura fino al suo primo giorno di lavoro.

Fase 2: inserimento

Il primo giorno/settimana è cruciale per stabilire una prima impressione positiva; è il momento in cui i nuovi dipendenti vengono accolti calorosamente, completano la documentazione necessaria e ricevono un’introduzione generale alla cultura aziendale. Questo periodo serve a rassicurare i nuovi assunti sulla loro decisione, mostrando loro l’importanza della loro posizione all’interno dell’organizzazione.

Obiettivi:

• Accogliere i nuovi dipendenti e farli sentire valutati.
• Introdurre la cultura e i valori aziendali.
• Completare la documentazione necessaria e introdurre strumenti e sistemi.

Durata: solitamente copre il primo giorno o la prima settimana di lavoro.

Fase 3: integrazione

Durante i primi mesi, l’attenzione si sposta sulla formazione specifica del ruolo e sull’integrazione dei nuovi dipendenti nei loro team. In questa fase, attraverso l’assegnazione di obiettivi chiari e la partecipazione a progetti, i dipendenti iniziano a capire come il loro lavoro contribuisce agli obiettivi complessivi dell’azienda, costruendo relazioni significative con i colleghi e i manager.

Obiettivi:

• Fornire formazione specifica del ruolo.
• Stabilire obiettivi di lavoro a breve termine.
• Integrare i nuovi dipendenti nei team e nei progetti.

Durata: questa fase si estende dai primi giorni fino ai primi tre mesi di lavoro, a seconda della complessità del ruolo.

Fase 4: da onboarding a sviluppo continuo

Dopo i primi tre mesi, l’onboarding si evolve in un processo di sviluppo continuo, dove i nuovi dipendenti ricevono feedback regolari sulle loro prestazioni e sono incoraggiati a partecipare a opportunità di formazione per il loro sviluppo professionale. Questa fase è fondamentale per consolidare l’engagement del dipendente, valutando progressi e adattando gli obiettivi di lavoro per garantire una crescita reciproca tra individuo e organizzazione.

Obiettivi:

• Offrire opportunità di sviluppo professionale.
• Raccogliere e fornire feedback regolare.
• Valutare il progresso e adattare gli obiettivi di lavoro.

Durata: questa fase varia dai tre mesi fino a un anno, periodo durante il quale il dipendente dovrebbe iniziare a contribuire pienamente al suo ruolo.