Lettera di richiamo: esempio, motivi e risposta del dipendente

La lettera di richiamo in Italia è un atto formale attraverso il quale il datore di lavoro comunica a un dipendente che il suo comportamento o le sue prestazioni lavorative sono ritenuti insoddisfacenti o non conformi alle aspettative o alle regole aziendali. Questo strumento si inserisce nel contesto delle relazioni di lavoro come misura disciplinare preventiva o correttiva, ma non comporta di per sé una sanzione immediata come la riduzione dello stipendio o il licenziamento.

La lettera di richiamo ha principalmente l’obiettivo di:

• Segnalare al lavoratore un comportamento ritenuto inadeguato o non conforme alle regole aziendali.
• Richiedere una modifica del comportamento o un miglioramento delle prestazioni lavorative.
• Prevenire ulteriori comportamenti non conformi, facendo leva sulla consapevolezza delle conseguenze.
• Documentare una fase del processo disciplinare, che potrebbe essere utilizzato in seguito in caso di ulteriori azioni disciplinari o contenziosi.

Esempio di lettera di richiamo

È cruciale che la lettera di richiamo sia redatta correttamente e rispetti i principi di proporzionalità e buona fede, per evitare che possa essere contestata in sede legale dal dipendente.
Di seguito troverai un esempio concreto di lettera di richiamo relativa a un caso di assenze ingiustificate sul luogo di lavoro. Questo modello è stato creato per fini dimostrativi e deve essere adattato in base ai dettagli specifici della situazione e alle politiche aziendali vigenti.

Mario Rossi
Responsabile delle Risorse Umane
Tecnologie Innovative S.p.A.
Via della Tecnologia, 10
00100 Roma, Italia

4 Aprile 2024

Luca Bianchi
Tecnico Informatico
Tecnologie Innovative S.p.A.
Via della Tecnologia, 10
00100 Roma, Italia

Oggetto: Lettera di Richiamo per Assenze Ingiustificate

Gentile Sig. Bianchi,

con la presente desideriamo richiamare formalmente la Sua attenzione riguardo a ripetute assenze ingiustificate dal lavoro, verificatesi in data 2, 3 e 5 Marzo 2024, senza che Lei abbia fornito una valida giustificazione o avvisato preventivamente il Suo supervisore, come richiesto dalle nostre politiche aziendali relative alla gestione delle assenze.

Tali comportamenti violano l'articolo 5 del Regolamento Interno dell'Azienda, che Lei ha accettato in fase di assunzione, il quale stabilisce che ogni dipendente deve notificare al proprio responsabile le assenze dal lavoro con almeno 24 ore di preavviso, eccetto in casi di comprovata emergenza.

Le assenze ripetute e ingiustificate impattano negativamente sul flusso di lavoro del Suo team e sulla produttività aziendale, creando disagi e sovraccarico di lavoro per i Suoi colleghi.

La presente intende quindi sollecitare un Suo immediato e sostanziale miglioramento in termini di assiduità e rispetto delle norme aziendali. La invitiamo a fornire, entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione di questa lettera, una spiegazione scritta delle Sue recenti assenze, così come ad adottare misure correttive per evitare future violazioni.

Si prega di considerare questa comunicazione come un formale avvertimento. Ulteriori violazioni potrebbero portare a sanzioni disciplinari più severe, fino alla possibilità di un licenziamento per giusta causa, come previsto dal nostro codice disciplinare e dalla normativa vigente in materia di lavoro.

Siamo a disposizione per discutere di questa situazione in un incontro personale, al fine di trovare una soluzione costruttiva e prevenire future incomprensioni.

Confidiamo in un Suo pronta miglioramento e nella Sua comprensione della serietà della situazione.

Cordiali saluti,

[Firma]

Mario Rossi
Responsabile delle Risorse Umane
Tecnologie Innovative S.p.A.

Ricorda che, anche in casi come questo, è fondamentale seguire le procedure previste dalla legge e dal contratto collettivo applicabile, oltre che dalle politiche interne dell’azienda, per assicurare che ogni azione sia giustificata, proporzionata e correttamente documentata.

Per quali motivi può essere inviata una lettera di richiamo e cosa fare

Una lettera di richiamo può essere inviata per una varietà di motivi, tutti legati al mancato rispetto delle norme, delle politiche aziendali, delle prestazioni lavorative attese o di comportamenti considerati inappropriati in ambiente lavorativo. Ecco alcuni dei motivi più comuni:

1. Assenze ingiustificate o ripetute: assenze dal lavoro senza una valida giustificazione o senza preavviso, secondo quanto richiesto dalle politiche aziendali.
2. Ritardi frequenti: arrivare costantemente in ritardo al lavoro, influenzando la produttività personale e quella del team.
3. Violazione delle norme aziendali: non rispettare le regole stabilite nel manuale del dipendente o in altri documenti ufficiali dell’azienda, come l’uso improprio delle attrezzature aziendali.
4. Mancato rispetto delle scadenze: incapacità ripetuta di completare i compiti assegnati entro le scadenze stabilite, senza una giustificazione valida.
5. Comportamento inappropriato: comportamenti che violano le politiche aziendali sull’etica, sull’ambiente di lavoro rispettoso o sulla condotta professionale, inclusi atteggiamenti ostili o discriminatori.
6. Violazione delle norme di sicurezza: non aderire alle procedure di sicurezza stabilite, mettendo a rischio la propria sicurezza o quella degli altri.
7. Prestazioni lavorative insoddisfacenti: non raggiungere i livelli di prestazione attesi, dopo essere stati informati delle aspettative e avere ricevuto eventuali formazioni o risorse necessarie per migliorare.
8. Utilizzo improprio di proprietà aziendale: utilizzo delle risorse aziendali per scopi personali o in modo irresponsabile.
9. Mancanza di rispetto verso colleghi o superiori: comportamenti che creano un ambiente di lavoro ostile, inclusi bullismo, molestie o mancanza di rispetto.
10. Divulgazione di informazioni riservate: condividere informazioni aziendali sensibili o riservate senza autorizzazione.

Vediamo i casi più comuni da vicino. Le assenze ingiustificate o ripetute e i ritardi frequenti sono tra le cause più comuni che portano all’emissione di una lettera di richiamo in ambito lavorativo. Entrambe queste situazioni possono avere un impatto significativo sul funzionamento dell’azienda, sulla produttività e sull’ambiente lavorativo. Ecco un approfondimento su entrambi i casi.

Lettera di richiamo per assenza ingiustificata

Le assenze ingiustificate dal lavoro si verificano quando un dipendente si assenta senza fornire una ragione valida o senza avvisare il datore di lavoro in anticipo, come richiesto dalle politiche aziendali. Le assenze possono essere considerate ingiustificate anche se il dipendente ha esaurito i suoi giorni di permesso pagati o altri tipi di assenze consentite ma continua ad assentarsi. Questo comportamento può causare diversi problemi, tra cui:

• Disorganizzazione: la pianificazione del lavoro viene compromessa, rendendo difficile redistribuire i compiti e mantenere i livelli di produttività.
• Sovraccarico per altri dipendenti: i colleghi possono trovarsi costretti a coprire le mansioni del dipendente assente, aumentando il loro carico di lavoro e potenzialmente causando stress e insoddisfazione.
• Impatto sulla qualità del servizio: in alcuni settori, le assenze ingiustificate possono ridurre la qualità del servizio offerto ai clienti o agli utenti, danneggiando la reputazione dell’azienda.

Cosa fare se ricevi la lettera?

1. Rispondi alla lettera: è importante fornire una risposta scritta alla lettera di richiamo, soprattutto se ci sono stati malintesi o circostanze particolari che hanno portato alle assenze. Spiega la tua situazione in modo chiaro e professionale.
2. Pianifica un incontro: chiedi un incontro con il tuo responsabile o con le risorse umane per discutere la situazione di persona. Questo dimostra la tua volontà di risolvere il problema e migliorare.
3. Fornisci documentazione: se le tue assenze erano giustificate da motivi legittimi (ad esempio, condizioni mediche, emergenze familiari), assicurati di fornire la documentazione necessaria per supportare la tua spiegazione.

Lettera di richiamo per ritardo frequente

Arrivare costantemente in ritardo al lavoro può essere sintomo di mancanza di professionalità e di rispetto nei confronti del datore di lavoro e dei colleghi. I ritardi frequenti possono avere diverse conseguenze negative, tra cui:

• Impatto sulla produttività: Iniziare la giornata lavorativa in ritardo può ridurre significativamente le ore produttive, specialmente se i ritardi si accumulano nel corso del tempo.
• Effetto domino: I ritardi di un singolo dipendente possono influenzare i tempi di consegna dei progetti, le riunioni e altre attività pianificate, causando ritardi a cascata che interessano più dipartimenti.
• Morale del team: La costante tardività di un membro del team può creare tensioni e malcontento tra i colleghi, che potrebbero percepire una mancanza di equità nel trattamento dei dipendenti.

Cosa fare se ricevi questa lettera?

1. Rispondi Professionalmente: anche in questo caso, è bene fornire una risposta scritta in cui riconosci il problema, spieghi le cause dei ritardi (se ci sono stati motivi validi) e comunichi la tua intenzione di migliorare.
2. Proposta di soluzione: presenta idee pratiche per evitare futuri ritardi, come modifiche alla tua routine mattutina, esplorazione di alternative di trasporto, o, se possibile, discuti la flessibilità dell’orario di lavoro con il tuo datore di lavoro.
3. Impegno a cambiare: assicurati che il tuo datore di lavoro veda il tuo impegno a rispettare gli orari di lavoro. Questo potrebbe includere arrivare al lavoro con un po’ di anticipo per un certo periodo come segno di buona volontà.

Consigli generali se si riceve una lettera di richiamo

Prima di rispondere, prenditi del tempo per riflettere sulle motivazioni del richiamo. Analizza i comportamenti o le circostanze che hanno portato a questa azione e considera la tua parte di responsabilità in maniera onesta.

La tua risposta dovrebbe essere scritta professionalmente e con rispetto, indipendentemente dalle tue emozioni personali riguardo al richiamo. La lettera dovrebbe includere:

• Intestazione: se possibile, utilizza un formato di lettera professionale con data e indirizzo.
• Ringraziamento: inizia ringraziando per aver portato la questione alla tua attenzione, dimostrando la tua apertura al feedback.
• Riconoscimento: è importante riconoscere le preoccupazioni espresse nella lettera di richiamo, dimostrando che hai compreso la situazione.
• Spiegazione o contesto: se appropriato, fornisce una spiegazione o contesto per il tuo comportamento, senza scuse o giustificazioni. Mantieni un tono rispettoso e obiettivo.
• Impegno per il futuro: esplicita il tuo impegno a migliorare e ad adottare azioni specifiche per evitare che la situazione si ripeta.
• Richiesta di incontro: se ritieni sia utile, puoi chiedere un incontro per discutere la situazione di persona e chiarire eventuali malintesi.

Prima di inviare la tua risposta, rileggila attentamente per assicurarti che il tono sia appropriato e che il messaggio sia chiaro. Potresti anche considerare di farla leggere a un terzo di fiducia per un feedback.

Esempio di risposta ad una Lettera di richiamo

[La tua Intestazione]
[Data]

Gentile [Nome del Responsabile],
Grazie per avermi fatto presente le vostre preoccupazioni riguardanti [motivo del richiamo]. Apprezzo l'opportunità di discutere questa questione e comprendo la serietà delle vostre preoccupazioni.

[Riconoscimento del problema e contesto/spiegazione se appropriato].

Sono pienamente impegnato/a a migliorare le mie prestazioni/condotta e ho già iniziato a prendere le seguenti misure correttive: [Elenco delle azioni intraprese].

Sarei grato/a per l'opportunità di discutere di questa situazione ulteriormente e di qualsiasi suggerimento possiate avere per aiutarmi a migliorare. Sono disponibile per un incontro a vostra convenienza.

Grazie per la vostra considerazione e supporto.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]

Invia la tua risposta secondo i canali appropriati. Potrebbe essere adeguato consegnarla di persona o inviarla tramite email, a seconda della norma comunicativa dell’azienda.

Modello fac simile per lettera di richiamo

La lettera di richiamo dovrebbe includere:

• Descrizione del comportamento inadeguato o delle prestazioni insoddisfacenti.
• Riferimento a norme o regolamenti aziendali violati.
• Richiesta esplicita di un cambiamento nel comportamento o un miglioramento delle prestazioni.
• Possibili conseguenze in caso di reiterazione del comportamento inadeguato.

[Nome e Cognome del Mittente]
[Posizione del Mittente]
[Nome dell'Azienda]
[Indirizzo dell'Azienda]
[Città, CAP]

[Data]

[Nome e Cognome del Destinatario]
[Posizione del Destinatario]
[Indirizzo del Destinatario o Reparto]
[Città, CAP]

Oggetto: Lettera di Richiamo

Gentile [Nome e Cognome del Destinatario],

con la presente desideriamo richiamare formalmente la Sua attenzione su comportamenti ritenuti non conformi agli standard e alle aspettative della nostra azienda, come specificamente descritto di seguito.

[Descrizione dettagliata del comportamento o delle prestazioni insoddisfacenti, comprese date e eventuali testimoni o documentazioni a supporto. È importante essere il più specifici e oggettivi possibile.]

Tale condotta è in violazione di [specificare le norme aziendali, i regolamenti interni o i termini contrattuali violati], come da Lei accettato all'atto dell'assunzione/nel regolamento interno/datato [data].

Siamo consapevoli che le circostanze possono variare e siamo disposti a discutere di queste situazioni in un incontro personale, tuttavia ci aspettiamo un immediato e sostanziale miglioramento nel Suo comportamento/prestazioni lavorative.

Si prega di considerare questa lettera come un avvertimento formale. Un ulteriore comportamento non conforme potrebbe portare a sanzioni più severe, inclusa la possibilità di sospensione o licenziamento, come previsto dal nostro codice disciplinare e dalla normativa vigente.

Ci aspettiamo che adotti le misure necessarie per correggere immediatamente il Suo comportamento/prestazioni, e rimaniamo a disposizione per qualsiasi supporto possa necessitare in questo processo.

Restiamo in attesa di un Suo riscontro e di osservare un cambiamento positivo.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome del Mittente]
[Posizione del Mittente]

Lettera di richiamo disciplinare e legge

Il processo disciplinare nel contesto lavorativo italiano è regolato da varie disposizioni normative e contrattuali, le quali stabiliscono i diritti e i doveri sia dei datori di lavoro sia dei dipendenti. Gli aspetti chiave di questo processo sono delineati nello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300 del 1970) e possono essere integrati o specificati ulteriormente nei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) e nei regolamenti aziendali.

Procedura disciplinare obbligatoria

Prima di emettere una sanzione disciplinare, lo Statuto dei Lavoratori richiede che il datore di lavoro segua una procedura specifica che assicuri il diritto di difesa del dipendente. Questa procedura include l’invio di una lettera di contestazione che deve descrivere in modo dettagliato l’accusa, comprese le circostanze di tempo e luogo della condotta contestata.

Dopo aver ricevuto la lettera di contestazione, il dipendente ha diritto a 5 giorni lavorativi per presentare le sue difese. Questo può avvenire tramite memorie scritte o richiedendo un incontro, durante il quale il dipendente può essere assistito da un rappresentante sindacale. Questo diritto è sancito dall’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori.

Adozione del provvedimento disciplinare

Successivamente alla valutazione delle difese presentate dal dipendente, se il datore di lavoro ritiene che la condotta contestata sia stata effettivamente commessa, può procedere con l’adozione di una sanzione disciplinare. Le possibili sanzioni variano da un richiamo scritto fino al licenziamento, a seconda della gravità dell’infrazione e di quanto previsto dal CCNL applicabile.

In linea con la giurisprudenza della Corte di Cassazione, un dipendente non può essere punito più severamente per un’infrazione già sanzionata in passato, se non in presenza di nuovi illeciti che non siano stati oggetto delle sanzioni precedenti. Questo principio assicura che le sanzioni siano proporzionali e specificamente legate alle infrazioni commesse.

Licenziamento per recidiva

La recidiva si verifica quando un dipendente commette nuovamente un’infrazione per la quale è già stato precedentemente sanzionato, entro un periodo di tempo specifico, solitamente due anni. Sebbene le sanzioni precedenti non possano essere utilizzate per aggravare la nuova sanzione dopo tale periodo, possono influenzare la valutazione della gravità della condotta ripetuta e, quindi, la scelta della sanzione appropriata.

Il licenziamento per motivi disciplinari, inclusi i casi di recidiva, è considerato l’ultima ratio, ovvero un’opzione da considerare solo quando le altre sanzioni si sono rivelate inefficaci nel correggere il comportamento del dipendente. Il licenziamento deve essere giustificato da una violazione grave degli obblighi contrattuali, come previsto dall’articolo 2119 del Codice Civile, e deve seguire la procedura disciplinare che include la contestazione delle accuse e la possibilità di difesa.