Conoscere i concetti fondamentali alla base della gestione di un progetto è fondamentale per il successo dello stesso. In quest’articolo vi guideremo alla scoperta dei tre pilastri del Project Management, approfondiremo le diverse fasi progettuali e concluderemo con una lista delle principali attività di Project Management.
Il termine Project Management, o gestione di progetto, definisce l’insieme delle attività destinate alla realizzazione di un progetto, solitamente coordinate dalla figura del Project Manager. Queste includono la pianificazione, l’assegnazione di risorse e compiti specifici ai team di lavoro, l’organizzazione delle attività, il monitoraggio dello stato di avanzamento e del raggiungimento degli obiettivi di progetto
Esistono diverse metodologie di gestione dei progetti, ognuna delle quali è pensata per adattarsi a contesti specifici, più o meno dinamici. Tra gli approcci adottati più comunemente troviamo la metodologia Waterfall, Scrum, Scaled Agile Framework (SAFe) e Kanban.
Indice dei contenuti
Quali sono i pilastri del Project Management?
Sapere riconoscere e valorizzare i pilastri del Project Management è fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi di progetto e il successo dello stesso.
Sono tre gli elementi cardine alla base della gestione progettuale: Persone, Processi e Tecnologia. Conosciuta anche come PPT framework (People, Process, Technology), questa struttura individua i tre elementi che dovrebbero essere alla base di una collaborazione sinergica volta a plasmare il corso e il risultato di un progetto, dalla sua fase di concezione alla sua realizzazione.
Il primo pilastro del Project Management: le Persone
Le persone sono il motore trainante di qualsiasi progetto e ne rappresentano il cuore pulsante. Dal Project Manager ai vari membri del team di progetto, dalla leadership esecutiva agli stakeholder operativi, ogni individuo svolge un ruolo unico e cruciale.
Un team di lavoro ben coordinato, motivato e competente è la chiave per superare le sfide e raggiungere gli obiettivi prefissati. Di seguito approfondiamo gli elementi essenziali a cui prestare attenzione per un’efficace gestione del progetto e delle persone ad esso dedicate.
Definizione di ruoli e responsabilità
Un aspetto fondamentale nella gestione delle persone è la chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità. Compito del Project Manager è quello di stabilire ruoli distinti all’interno del team, assegnando compiti in modo mirato in base alle competenze, al background e alle esperienze individuali. Questo permette di definire una struttura organizzativa chiara, riducendo le incertezze, promuovendo la specializzazione, ed infine ottimizzando l’utilizzo delle risorse umane disponibili.
Formazione e sviluppo delle competenze
L’evoluzione dei vari settori e le numerose sfide quotidiane impongono la necessità di una formazione continua, volta ad acquisire quelle competenze necessarie al raggiungimento degli obiettivi di progetto. Investire nel miglioramento delle competenze, sia tecniche che soft, non solo aumenta l’efficacia del team nell’affrontare le attività quotidiane, ma prepara anche il terreno per la gestione di progetti più complessi e avanzati nel futuro.
Collaborazione, motivazione del team e comunicazione aperta
La creazione di una cultura collaborativa è un catalizzatore per il successo del progetto. Promuovere la condivisione delle idee, l’apertura al feedback e la collaborazione interfunzionale sono aspetti centrali che permettono di superare ostacoli e a mantenere alta la motivazione. La gestione efficace delle persone richiede la comprensione delle esigenze individuali, la riconoscenza del contributo di ciascun membro e la creazione di un ambiente che stimoli la partecipazione attiva.
Tra le varie attività, quelle di Team Building sono tra le più utilizzate quando si cerca di creare di un clima di squadra collaborativo e volto a incrementare la performance.
I processi come secondo Pilastro del Project Management
Nel contesto del Project Management, la componente legata ai processi rappresenta il fulcro strutturale su cui si basa l’efficienza e la coerenza dell’intero progetto.
I processi del Project Management costituiscono l’impianto portante che guida l’intero flusso di lavoro, chiarendo come il lavoro in ambito progettuale deve essere svolto.
I processi devono essere chiaramente definiti, monitorati e continuamente migliorati.
Definizione dei processi di Project Management
Questo step riguarda la chiara identificazione delle attività chiave, la sequenza logica in cui queste devono essere svolte e le risorse necessarie per completarle. Una corretta definizione dei processi contribuisce a ridurre il rischio di errori e a migliorare la trasparenza del progetto.
Monitoraggio dei processi di Project Management
Una volta definiti, i processi vanno monitorati lungo l’intero ciclo di vita del progetto, consentendo un intervento tempestivo in caso di problemi, garantendo che il progetto rimanga allineato agli obiettivi e che le risorse siano utilizzate in modo efficiente. Questo comporta l’osservazione delle attività in corso, la raccolta di dati sulle prestazioni e l’identificazione di eventuali deviazioni dal piano iniziale.
Miglioramento continuo dei processi di Project Management
Analizzare le prestazioni passate, identificare le aree di inefficienza e implementare le correzioni necessarie sono passi essenziali per ottimizzare il modo in cui vengono gestiti i progetti. Il feedback del team e delle parti interessate può essere prezioso per apportare modifiche mirate che contribuiscano a elevare la qualità e l’efficienza dei processi nel tempo.
Terzo Pilastro: la tecnologia
La tecnologia è un acceleratore di prima categoria nel Project Management.
Strumenti digitali, software specializzati e piattaforme collaborative giocano un ruolo essenziale nell’ottimizzazione dei processi e nella gestione delle informazioni. Inoltre, l’adozione di tecnologie emergenti come l’intelligenza artificiale generativa non solo aumenta l’efficienza, ma consente al team di affrontare sfide complesse in modo più creativo ed efficace.
Strumenti Software e Piattaforme Collaborative
Gli strumenti software dedicati al Project Management sono diventati indispensabili per gestire compiti complessi in modo efficiente. Piattaforme come Trello, Asana o Microsoft Project consentono di pianificare, monitorare, gestire le risorse e coordinare le attività in tempo reale semplificando notevolmente la gestione quotidiana dei progetti.
AI tools Project Management e Automazione
L’introduzione di tecnologie come l’artificial intelligence (AI) e l’automazione ha consentito di ottimizzare processi ripetitivi e ridurre il carico di lavoro manuale.
A seconda del livello di complessità del compito e del livello di intervento umano necessario per ottenere il risultato atteso, le Generative AI possono essere utilizzate a supporto del Project Management su un range di livelli che si distinguono in:
- Automazione (Automation): si concentra sulla sostituzione o sull’esecuzione automatica di compiti precedentemente eseguiti dagli esseri umani. Esempi possono includere l’aiuto fornito al Project Manager e team nella generazione di report, l’analisi di documenti con numerose tipologie di dati, la creazione di minute di riunioni;
- Assistenza (Assistance): mira a lavorare in collaborazione con gli esseri umani, offrendo supporto e facilitando le attività quotidiane. Il risultato finale necessita di un moderato intervento umano per verificare correttezza e accuratezza. Esempi possono riguardare il supporto al Project Manager nella redazione di un’analisi costi-benefici, creazione di una pianificazione o la stesura di un’analisi dei rischi.
- Aumentativa (Augmentation): ha l’obiettivo di potenziare le abilità umane, offrendo strumenti avanzati che consentono una maggiore produttività e efficienza. Questa metodologia agevola il Project Manager nello svolgimento di compiti più complessi e strategici specifici dell’organizzazione, come il supporto nelle decisioni complesse caratterizzate da molte interdipendenze e variabili.
I Pilastri del PM declinati nelle fasi progettuali
I pilastri del Project Management si declinano in fasi progettuali, anche conosciute come fasi del Project Management.
Dalla pianificazione alla chiusura del progetto, un approccio sistematico garantisce coerenza e chiarezza per il team, riduce il rischio di errori e favorisce un’efficienza continua durante tutte le fasi del progetto. Vediamo insieme le principali fasi progettuali:
Fase 1: Avviamento e definizione del progetto
La definizione del progetto è la fase iniziale in cui si definiscono gli obiettivi di progetto e se ne valuta la fattibilità considerando i vincoli a cui un progetto è sottoposto e si realizzano gli output documentali.
Definizione degli obiettivi di Project Management
Gli obiettivi di un progetto costituiscono la bussola che guida il team verso il successo desiderato. A tal fine, gli obiettivi dovrebbero essere definiti sulla base di determinate caratteristiche, comunemente conosciute mediante l’acronimo inglese SMART:
- Specifici (Specific): gli obiettivi devono essere definiti in modo preciso, definendo “chi, cosa, quando, dove, perché”;
- Misurabili (Measurable): gli obiettivi devono essere quantificabili in modo da poter facilmente verificare i progressi. La definizione di KPI (Key Performance Indicators) risponde proprio a questa necessità;
- Raggiungibili (Achievable): gli obiettivi devono essere raggiungibili, assicurandosi di possedere le risorse e le competenze necessarie per centrare l’obiettivo;
- Realistici (Relevant): gli obiettivi devono essere realistici e allineati agli obiettivi aziendali e alla realtà di mercato;
- Temporizzati (Time-based): gli obiettivi devono essere concepiti formulando una tempistica di realizzazione definita e chiara.
Identificazione dei vincoli di Project Management
I tre vincoli fondamentali del Project Management, spesso noti come “triangolo del project management” o “vincoli di progetto”, sono:
- Tempo: riguarda il periodo di tempo entro il quale il progetto deve essere completato. Modifiche nei tempi possono influenzare la pianificazione, le risorse e il costo complessivo del progetto;
- Costo: si riferisce alle risorse finanziarie destinate al progetto. Questo include il budget totale assegnato e le risorse finanziarie disponibili per ciascuna fase del progetto;
- Scopo: rispecchia gli standard e le specifiche che devono essere soddisfatte dal risultato finale del progetto. Modifiche nelle specifiche di qualità possono influire sui tempi e sui costi.
Redazione della documentazione iniziale di Project Management
La fase progettuale di avviamento si concretizza in una serie di documenti a supporto, quali:
- Business case: documento concepito per presentare un’analisi completa e dettagliata che giustifichi l’avvio del progetto stesso, riporta gli obiettivi progettuali e i benefici attesi in termini di ritorno sull’investimento;
- Project charter: documento volto a definire formalmente il progetto, identificando il suo scopo, gli obiettivi, i requisiti iniziali, le parti interessate, team di lavoro, sponsor di progetto, ruoli e responsabilità e risultati finali da consegnare (deliverables);
- Studio di fattibilità: documento stilato a supporto delle valutazioni effettuate in termini di praticabilità del progetto, soprattutto dal punto di vista tecnico, economico e operativo.
Fase 2: Suddivisione in fasi e pianificazione
A questo stadio, si suddivide il progetto in fasi ben definite, ognuna caratterizzata da obiettivi specifici. La pianificazione dettagliata delle attività in ciascuna fase è essenziale per la creazione di una roadmap chiara.
Questa fase viene documentata attraverso un dettagliato piano di progetto (project plan), che viene sottoposto allo sponsor di progetto e al top management per approvazione, e copre i seguenti punti:
- Programma di progetto: definisce la lista di attività pianificate nel tempo e l’allocazione delle risorse a supporto;
- Budget di progetto: riporta la stima dei costi associati al progetto. Questo può includere costi diretti, costi indiretti, spese generali e qualsiasi altro elemento finanziario rilevante;
- Gestione dei rischi di progetto: descrive quali sono i rischi che potrebbero impattare il progetto e le possibili azioni di mitigazione;
- Gestione delle risorse di progetto: riporta come le risorse verranno ottenute, gestite e allocate nelle varie fasi progettuali;
- Milestone di progetto e relativi KPI di misurazione: divide il progetto in fasi distinte e identifica le relative milestones, ossia i punti chiave del progetto, che indicano il completamento di fasi o risultati significativi. Si definiscono le metriche chiave, anche chiamate Key Performance Indicators (KPI) che permetteranno una valutazione oggettiva dei risultati raggiunti attraverso l’attività di Project Management;
- Documentazione da produrre: stabilisce quali sono i documenti finali da produrre a supporto delle varie fasi progettuali, al raggiungimento di determinate milestones e a conclusione del progetto;
- Comunicazione agli stakeholder: identifica come, quando e con quale frequenza verranno forniti aggiornamenti sullo stato del progetto alle parti interessate.
Fase 3: Assegnazione delle risorse ed esecuzione
In questa fase la dettagliata pianificazione progettuale viene messa in atto.
Le risorse allocate, tra cui tempo, budget e risorse umane, vengono monitorate e gestite al fine del raggiungimento degli obiettivi di progetto, ridefinendo il piano di progetto ove necessario.
Fase 4: Monitoraggio e controllo
Questo step avviene contestualmente alla fase di esecuzione, in modo da valutare i risultati rispetto alla pianificazione progettuale. Questo permette l’identificazione tempestiva di variazioni o deviazioni dal piano di progetto, consentendo interventi immediati per mitigare eventuali rischi.
In questa fase, le metriche e i KPI inizialmente definiti assumono particolare rilevanza in quanto permettono una valutazione oggettiva dei risultati di progetto.
Fase 5: Chiusura progettuale
Questa è l’ultima fase progettuale, in cui i deliverables vengono presentati agli stakeholder e, se i risultati sono soddisfacenti, vengono approvati da parte dei clienti/sponsor del progetto. Una volta approvati, il progetto può definirsi concluso.
La sintesi tra pilastri e fasi progettuali
Il Project Management è una disciplina dinamica e multidimensionale che richiede un approccio olistico per garantire il successo di un progetto. Le attività svolte durante il processo di gestione del progetto sono cruciali per mantenere il controllo, garantire il raggiungimento degli obiettivi e superare le sfide.
In sintesi, la lista di attività di Project Management, dall’avviamento progettuale alla chiusura del progetto, può essere riassunta come segue:
- Analisi dei bisogni, dei vincoli e definizione di obiettivi di progetto SMART;
- Pianificazione delle attività progettuali in funzione degli obiettivi;
- Pianificazione e allocazione delle risorse umane e materiali;
- Identificazione dei rischi di progetto e definizione azioni di mitigazione;
- Redazione della documentazione iniziale di progetto;
- Assegnazione dei task secondo ruoli e responsabilità definite;
- Esecuzione delle attività progettuali secondo la programmazione definita;
- Monitoraggio, controllo dello stato di avanzamento e misurazione dei risultati di progetto mediante KPI;
- Assestamento, riallocazione delle risorse e implementazione delle azioni correttive per riallineare il progetto agli obiettivi;
- Presentazione dei risultati di progetto a sponsor progettuali o clienti;
- Gestione di eventuali variazioni di scopo di progetto (change request);
- Redazione documentazione di chiusura progettuale, comprensivi di evidenze e risultati ottenuti;
- Approvazione del risultato finale di progetto da parte dei committenti;
- Chiusura progettuale.
In conclusione, queste attività costituiscono il tessuto connettivo della gestione progettuale e compongono intrinsecamente i Pilastri del Project Management.
L’efficace esecuzione di ciascuna di esse è fondamentale per garantire il successo del progetto e la soddisfazione degli stakeholder interessati.
