Feedback: esempi, come darli, come riceverli nel lavoro

Sul lavoro, il feedback si configura come uno strumento di comunicazione vitale, focalizzato sulla valutazione delle prestazioni individuali o di squadra. Si tratta di un meccanismo fondamentale per il quale i collaboratori ricevono valutazioni, osservazioni e suggerimenti relativi al loro operato. Queste valutazioni coprono sia gli aspetti positivi sia quelli suscettibili di miglioramento, fornendo una panoramica equilibrata delle prestazioni.

Questo articolo esplorerà le modalità efficaci per erogare e accogliere il feedback a seconda del ruolo occupato, illustrando l’approccio attraverso esempi concreti.

Il feedback può manifestarsi attraverso differenti canali, inclusi incontri individuali tra manager e collaboratore, sessioni di valutazione delle prestazioni, oppure mediante sistemi di feedback a 360 gradi, nei quali i colleghi si valutano reciprocamente. Affinché il feedback sia realmente efficace, esso deve essere costruttivo, mirato, trasparente e basarsi su comportamenti concretamente osservati, garantendo così che le informazioni trasmesse siano sia di supporto allo sviluppo professionale sia orientate al rafforzamento delle competenze.

Come dare un Feedback al proprio capo

Dare feedback al proprio capo può sembrare complicato, ma è fondamentale per migliorare la comunicazione e la produttività del team. Prima di tutto, ricorda di essere rispettoso e professionale nel tuo approccio.

Potresti iniziare con un feedback positivo, per esempio: “Ho apprezzato il modo in cui hai gestito la riunione dell’altro giorno, è stato molto efficace”.

Quando esprimi aree di miglioramento, cerca di essere costruttivo e specifico, per esempio: “Ho notato che i tempi di risposta alle email potrebbero essere migliorati, a volte ciò ritarda il flusso del lavoro”. Ricorda, evita toni emotivi o accusatori e cerca sempre di proporre soluzioni al problema.

Infine, il timing è essenziale: scegli un momento opportuno per discutere, idealmente in un contesto privato e non in mezzo ad altri colleghi o in momenti di stress.

Utilizzare le domande per un feedback indiretto

Può essere molto utile fornire un feedback al proprio capo utilizzando delle domande, per concentrare il problema sulla soluzione. Ecco tre esempi:

• “Ho notato che le riunioni di team tendono a superare spesso l’orario previsto, il che può rendere difficile la pianificazione del resto della giornata. Credi che potremmo cercare di gestire più efficacemente il tempo durante le riunioni per rispettare la durata prevista?”

• “Mi sembra di aver capito che i tuoi tempi di risposta alle email siano occasionalmente più lunghi del previsto, il che a volte può ritardare l’avanzamento del progetto. Potremmo trovare un modo per migliorare la comunicazione per assicurarci che il flusso di lavoro non ne risenta?”

• “A volte mi trovo in difficoltà a capire le tue aspettative su alcuni progetti a causa di brevi brief. Sarebbe possibile dedicare più tempo a spiegare i dettagli e le aspettative per i futuri progetti per evitare possibili incomprensioni?”

Come dare un Feedback ad un collega

Fornire feedback a un collega richiede una comunicazione chiara, rispettosa e diretta. Quando discuti comportamenti specifici, assicurati di essere obiettivo e focalizzato sull’azione, non sulla persona.

Ad esempio, anziché dire “Sei sempre distratto durante le riunioni”, potresti dire “Ho notato che durante le riunioni tendi ad essere impegnato con il tuo laptop, il che può sembrare come se non stessi partecipando attivamente”.

Fornisci esempi precisi per aiutare il tuo collega a comprendere la situazione. Cerca di essere equilibrato nel tuo feedback, riconoscendo sia i punti di forza che le aree di miglioramento. Per esempio, potresti dire: “Il tuo lavoro sul progetto XYZ è stato eccezionale, ma ho notato che ci sono state alcune scadenze che sono state mancate”.

Ricorda, il feedback dovrebbe essere un dialogo, non un monologo, quindi assicurati di ascoltare la loro prospettiva e di mostrarti disponibile a trovare soluzioni insieme.

Come dare un Feedback ad un dipendente

Quando fornisci feedback a un dipendente, è importante essere preciso, onesto e costruttivo. Evidenzia i loro successi con esempi specifici, come: “La presentazione che hai fatto per il cliente la settimana scorsa è stata eccezionale e ha davvero contribuito a chiudere l’accordo”.

Quando discuti aree di miglioramento, fai attenzione a non essere troppo critico o personale. Fornisci consigli pratici su come possono migliorare, per esempio: “Ho notato che ci sono stati alcuni errori nel rapporto che hai consegnato.

“Potrebbe essere utile fare un ulteriore controllo prima della consegna finale”. Ricorda, il feedback dovrebbe essere regolare, non solo durante le revisioni delle prestazioni. Questo aiuterà il dipendente a sentirsi apprezzato e a capire come può continuare a contribuire al successo dell’azienda.

• Inizia con un approccio positivo: prima di affrontare le aree di miglioramento, è fondamentale riconoscere e valorizzare i contributi positivi del dipendente. Per esempio, potresti dire: “La tua capacità di coinvolgere il cliente durante la presentazione la settimana scorsa ha avuto un impatto significativo nel consolidare la nostra relazione con loro. La tua preparazione e il modo in cui hai risposto alle loro domande è stato esemplare”.

• Specifica gli aspetti da migliorare: identifica con chiarezza le aree di miglioramento, evitando generalizzazioni che potrebbero creare confusione o disorientamento. Un approccio costruttivo potrebbe essere: “Nel rapporto consegnato ho notato alcuni errori che avrebbero potuto essere evitati con un controllo più accurato. Implementare una checklist per la revisione dei dati potrebbe essere un ottimo strumento per minimizzare questi errori in futuro”.

• Fornisci soluzioni concrete e risorse: oltre a identificare gli aspetti da migliorare, è essenziale offrire soluzioni pratiche e risorse disponibili per il dipendente. “Considera di partecipare al workshop sulla gestione del tempo che stiamo organizzando il mese prossimo. Credo che potrebbe darti strumenti utili per ottimizzare la gestione delle tue scadenze”.

• Stabilisci obiettivi chiari e misurabili: lavora insieme al dipendente per definire obiettivi specifici, raggiungibili, misurabili, rilevanti e temporali (SMART). Questo non solo chiarisce le aspettative ma fornisce anche una direzione e un senso di progresso. “Entro il prossimo trimestre, l’obiettivo sarà ridurre gli errori nei rapporti di almeno il 30%. Monitoreremo i progressi attraverso revisioni mensili”.

• Incoraggia il dialogo aperto: infine, assicurati che il feedback non sia un monologo ma un dialogo. Invita il dipendente a esprimere le proprie opinioni, preoccupazioni o suggerimenti. “Come vedi queste aree di miglioramento? Ci sono ostacoli che ti impediscono di raggiungere questi obiettivi?”

Cosa fare quando si riceve un Feedback

Ricevere feedback è complesso tanto quanto darlo. Ascoltare attentamente senza interrompere segna il primo passo cruciale. Concentrarsi sul contenuto del messaggio, anziché precipitarsi a difendersi o a giustificarsi, aiuta a cogliere la vera essenza delle osservazioni ricevute. Capire il punto di vista altrui può richiedere di chiedere chiarimenti, un passo fondamentale per evitare malintesi.

Riflettere su come il feedback possa essere applicato per il proprio miglioramento è il passaggio successivo. Questa riflessione non dovrebbe essere affrettata; prendere il tempo necessario per valutare come integrare concretamente i suggerimenti ricevuti nel proprio percorso di crescita.

Ringraziare chi fornisce il feedback è più di una cortesia; è il riconoscimento del valore della loro osservazione e del tempo dedicato a esprimerla. Anche quando il feedback può sembrare duro, accoglierlo come un’opportunità di apprendimento dimostra professionalità e apertura al miglioramento.

Come rispondere ad un Feedback negativo

Affrontare un feedback negativo rappresenta una sfida che, se superata con saggezza, può trasformarsi in un’opportunità di crescita significativa.

• Mantenere la calma e un atteggiamento aperto all’ascolto sono i primi passi fondamentali per gestire efficacemente tale situazione. Evitare reazioni impulsive o difensive consente di comprendere a fondo le motivazioni dietro le osservazioni ricevute.

• Chiedere chiarimenti e esempi specifici aiuta a ottenere un’immagine precisa del feedback, facilitando l’identificazione di aree concrete di miglioramento. Esprimere gratitudine a chi ha fornito il feedback dimostra maturità e riconoscimento del valore della loro contribuzione al tuo sviluppo.

• Nel momento in cui decidi di condividere la tua prospettiva, è cruciale farlo con rispetto e in modo costruttivo, cercando di avviare un dialogo che possa portare a una comprensione reciproca e a una soluzione condivisa.

• La riflessione personale sul feedback ricevuto è un passaggio chiave; vedilo come un trampolino di lancio per il miglioramento personale e professionale, piuttosto che un giudizio irrevocabile. Elaborare un piano di azione mirato alle aree di miglioramento non solo evidenzia il tuo impegno verso l’autosviluppo ma anche rafforza la tua credibilità agli occhi degli altri.

• Comunicare il proprio piano di azione a chi ha fornito il feedback dimostra apertura al cambiamento e impegno a trasformare il feedback negativo in risultati positivi.

Questo approccio proattivo non solo facilita la propria crescita ma contribuisce anche a creare un ambiente lavorativo basato sul rispetto reciproco e sul supporto continuo allo sviluppo.

Feedback di gruppo: come darli

Dare feedback di gruppo può essere una sfida, poiché richiede di rivolgersi a diverse persone con diverse abilità e punti di vista. Ecco alcuni consigli su come farlo in modo efficace:

1. Fai riferimento a obiettivi comuni: quando fornisci feedback di gruppo, cerca di collegarlo agli obiettivi o ai risultati del gruppo. Ciò può aiutare tutti a vedere come il loro lavoro contribuisce al successo del team.

2. Sii specifico e basato su fatti: assicurati di fornire esempi concreti quando dai il feedback. Questo può aiutare il gruppo a comprendere esattamente cosa hanno fatto bene e cosa potrebbero migliorare.

3. Includi sia il positivo che il negativo: anche se potrebbe essere necessario discutere di aree di miglioramento, è anche importante riconoscere ciò che il gruppo sta facendo bene. Questo può motivare il team e mostrare che apprezzi i loro sforzi.

4. Promuovi il dialogo: dopo aver condiviso il tuo feedback, incoraggia il gruppo a fare domande, condividere i loro pensieri e proporre soluzioni.

5. Fornisci una direzione chiara: alla fine della sessione di feedback, assicurati che il gruppo sappia quali passi dovrebbe intraprendere per migliorare. Questo potrebbe includere l’elaborazione di un piano d’azione o l’impostazione di obiettivi specifici.

Ricorda, il feedback di gruppo dovrebbe essere una discussione costruttiva che aiuta tutti a imparare e a crescere.