Nel contesto lavorativo, il feedback è una forma di comunicazione che riguarda la performance di un individuo o di un team. È un processo attraverso il quale un dipendente riceve informazioni, commenti e consigli sulle sue prestazioni lavorative. Queste informazioni possono riguardare sia ciò che il dipendente ha fatto bene, sia ciò che deve migliorare. In questo articolo vedremo come dare i feedback e ricevere a seconda della figura di riferimento, con diversi esempi.
Il feedback può essere fornito in vari modi, come durante le riunioni one-to-one tra un manager e un dipendente, nelle valutazioni delle prestazioni, o tramite strumenti di feedback a 360 gradi in cui i colleghi forniscono feedback l’uno all’altro. Un buon feedback dovrebbe essere costruttivo, specifico, onesto e basato su comportamenti osservabili.
Come dare un Feedback al proprio capo
Dare feedback al proprio capo può sembrare complicato, ma è fondamentale per migliorare la comunicazione e la produttività del team. Prima di tutto, ricorda di essere rispettoso e professionale nel tuo approccio.
Potresti iniziare con un feedback positivo, per esempio: “Ho apprezzato il modo in cui hai gestito la riunione dell’altro giorno, è stato molto efficace”.
Quando esprimi aree di miglioramento, cerca di essere costruttivo e specifico, per esempio: “Ho notato che i tempi di risposta alle email potrebbero essere migliorati, a volte ciò ritarda il flusso del lavoro”. Ricorda, evita toni emotivi o accusatori e cerca sempre di proporre soluzioni al problema.
Infine, il timing è essenziale: scegli un momento opportuno per discutere, idealmente in un contesto privato e non in mezzo ad altri colleghi o in momenti di stress.
Utilizzare le domande per un feedback indiretto
Può essere molto utile fornire un feedback al proprio capo utilizzando delle domande, per concentrare il problema sulla soluzione. Ecco tre esempi:
- “Ho notato che le riunioni di team tendono a superare spesso l’orario previsto, il che può rendere difficile la pianificazione del resto della giornata. Credi che potremmo cercare di gestire più efficacemente il tempo durante le riunioni per rispettare la durata prevista?”
- “Mi sembra di aver capito che i tuoi tempi di risposta alle email siano occasionalmente più lunghi del previsto, il che a volte può ritardare l’avanzamento del progetto. Potremmo trovare un modo per migliorare la comunicazione per assicurarci che il flusso di lavoro non ne risenta?”
- “A volte mi trovo in difficoltà a capire le tue aspettative su alcuni progetti a causa di brevi brief. Sarebbe possibile dedicare più tempo a spiegare i dettagli e le aspettative per i futuri progetti per evitare possibili incomprensioni?”
Come dare un Feedback ad un collega
Fornire feedback a un collega richiede una comunicazione chiara, rispettosa e diretta. Quando discuti comportamenti specifici, assicurati di essere obiettivo e focalizzato sull’azione, non sulla persona.
Ad esempio, anziché dire “Sei sempre distratto durante le riunioni”, potresti dire “Ho notato che durante le riunioni tendi ad essere impegnato con il tuo laptop, il che può sembrare come se non stessi partecipando attivamente”.
Fornisci esempi precisi per aiutare il tuo collega a comprendere la situazione. Cerca di essere equilibrato nel tuo feedback, riconoscendo sia i punti di forza che le aree di miglioramento. Per esempio, potresti dire: “Il tuo lavoro sul progetto XYZ è stato eccezionale, ma ho notato che ci sono state alcune scadenze che sono state mancate”.
Ricorda, il feedback dovrebbe essere un dialogo, non un monologo, quindi assicurati di ascoltare la loro prospettiva e di mostrarti disponibile a trovare soluzioni insieme.
Come dare un Feedback ad un dipendente
Quando fornisci feedback a un dipendente, è importante essere preciso, onesto e costruttivo. Evidenzia i loro successi con esempi specifici, come: “La presentazione che hai fatto per il cliente la settimana scorsa è stata eccezionale e ha davvero contribuito a chiudere l’accordo”.
Quando discuti aree di miglioramento, fai attenzione a non essere troppo critico o personale. Fornisci consigli pratici su come possono migliorare, per esempio: “Ho notato che ci sono stati alcuni errori nel rapporto che hai consegnato.
“Potrebbe essere utile fare un ulteriore controllo prima della consegna finale”. Ricorda, il feedback dovrebbe essere regolare, non solo durante le revisioni delle prestazioni. Questo aiuterà il dipendente a sentirsi apprezzato e a capire come può continuare a contribuire al successo dell’azienda.
Cosa fare quando si riceve un Feedback
Quando si riceve un feedback, il primo passo è quello di ascoltare attentamente senza interrompere. Bisogna concentrarsi su ciò che viene detto, evitando di mettersi sulla difensiva o di giustificarsi. È importante comprendere il punto di vista della persona che fornisce il feedback e chiedere chiarimenti se necessario.
Una volta capito il feedback, è utile riflettere su come applicarlo per migliorare. Infine, si dovrebbe sempre ringraziare la persona per il feedback, indipendentemente da quanto possa essere difficile da sentire.
Come rispondere se si riceve un Feedback negativo
Se si riceve un feedback negativo, può essere difficile da accettare. Tuttavia, è importante mantenere la calma e ascoltare attentamente ciò che viene detto. Non rispondere in modo impulsivo o difensivo. Invece, fai domande per capire meglio il problema e chiedi esempi specifici per avere un quadro più chiaro.
Ringrazia il tuo interlocutore per il feedback e considera come potresti utilizzare quelle informazioni per migliorare. Puoi anche esprimere la tua prospettiva, ma è importante farlo in modo rispettoso e costruttivo.
Come reagire ad un Feedback negativo
Se si riceve un feedback negativo, la reazione iniziale potrebbe essere quella di sentirsi feriti o arrabbiati. Tuttavia, è importante controllare queste emozioni e non rispondere in modo reattivo. Prenditi del tempo per riflettere sul feedback ricevuto prima di rispondere. Considera il feedback come un’opportunità per crescere e migliorare, piuttosto che come un attacco personale.
Dopo aver preso in considerazione il feedback, elabora un piano di azione su come intendi affrontare le aree di miglioramento. Infine, comunica il tuo piano alla persona che ti ha fornito il feedback, dimostrando così che hai preso seriamente in considerazione le sue osservazioni.
Feedback di gruppo: come darli
Dare feedback di gruppo può essere una sfida, poiché richiede di rivolgersi a diverse persone con diverse abilità e punti di vista. Ecco alcuni consigli su come farlo in modo efficace:
1. Fai riferimento a obiettivi comuni: Quando fornisci feedback di gruppo, cerca di collegarlo agli obiettivi o ai risultati del gruppo. Ciò può aiutare tutti a vedere come il loro lavoro contribuisce al successo del team.
2. Sii specifico e basato su fatti: Assicurati di fornire esempi concreti quando dai il feedback. Questo può aiutare il gruppo a comprendere esattamente cosa hanno fatto bene e cosa potrebbero migliorare.
3. Includi sia il positivo che il negativo: Anche se potrebbe essere necessario discutere di aree di miglioramento, è anche importante riconoscere ciò che il gruppo sta facendo bene. Questo può motivare il team e mostrare che apprezzi i loro sforzi.
4. Promuovi il dialogo: dopo aver condiviso il tuo feedback, incoraggia il gruppo a fare domande, condividere i loro pensieri e proporre soluzioni.
5. Fornisci una direzione chiara: Alla fine della sessione di feedback, assicurati che il gruppo sappia quali passi dovrebbe intraprendere per migliorare. Questo potrebbe includere l’elaborazione di un piano d’azione o l’impostazione di obiettivi specifici.
Ricorda, il feedback di gruppo dovrebbe essere una discussione costruttiva che aiuta tutti a imparare e a crescere.
