ERP, significato, chi li usa e perché: software e sistemi

Scopriamo insieme il significato, gli usi e le applicazioni dei software e dei sistemi ERP, con un focus sulla consulenza aziendale.

ERP significato

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning. Si tratta di un tipo di software che aiuta le organizzazioni a gestire e integrare i processi aziendali più importanti. Tramite un unico sistema informativo centralizzato, l’ERP consente alle aziende di avere una visione olistica delle operazioni cruciali, spesso in tempo reale, utilizzando dati comuni attraverso vari dipartimenti.

• centralizzazione delle informazioni aziendali
• ottimizzazione dei processi di business
• miglioramento della collaborazione tra i dipartimenti
• incremento dell’efficienza operativa

Questo sistema supporta diverse funzioni aziendali come la produzione, la logistica, l’inventario, i trasporti, la contabilità e le risorse umane.

I costosi Software ERP: perché si usano

L’adozione di un ERP è spesso motivata dalla necessità di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e supportare la presa di decisioni strategiche tramite un accesso più facile e veloce alle informazioni aziendali. L’implementazione di tali sistemi può essere un investimento significativo, ma i benefici a lungo termine spesso giustificano il costo e l’impegno iniziale.

• Dalle piccole imprese alle grandi multinazionali, gli ERP sono strumenti versatili che possono essere adattati per soddisfare le esigenze di organizzazioni di varie dimensioni. Il loro uso aiuta a gestire complessità crescenti man mano che un’azienda si espande.
• Gli ERP trovano applicazione in molti settori, inclusi manifatturiero, sanità, istruzione, finanza, distribuzione, retail e molti altri. Ogni settore può beneficiare della centralizzazione delle informazioni e dell’automazione dei processi che un ERP offre.
• Funzioni aziendali: è usato da diversi reparti all’interno di un’organizzazione, compresi contabilità, risorse umane, produzione, vendite e marketing. Questo aiuta a garantire che tutti i dipartimenti possano accedere a dati aggiornati e pertinenti.
• Organizzazioni che cercano di standardizzare i processi: l’ERP è particolarmente utile per le organizzazioni che hanno bisogno di standardizzare e streamlinare i propri processi aziendali su più sedi o dipartimenti, garantendo coerenza e conformità.

ERP nella consulenza aziendale

Dato che l’ERP nella consulenza aziendale assume un ruolo cruciale, permettendo ai consulenti di fornire servizi più efficaci e mirati per ottimizzare le operazioni del cliente e aumentare la loro competitività, vale la pena trattare l’argomento con un approfondimento a parte.

• Analisi e ottimizzazione dei processi: i consulenti utilizzano sistemi ERP per analizzare i processi aziendali esistenti dei clienti e identificare inefficienze e colli di bottiglia. Grazie ai dati integrati e alle funzionalità avanzate di reporting di un ERP, i consulenti possono proporre modifiche strategiche che migliorano la produttività e l’efficienza.

• Supporto alla decisione strategica: l’ERP fornisce ai consulenti e ai loro clienti dati dettagliati e tempestivi, essenziali per il supporto decisionale. Questi dati permettono di comprendere meglio le performance aziendali, facilitando così la pianificazione strategica e l’allocazione delle risorse.

• Implementazione e personalizzazione: i consulenti spesso guidano l’implementazione di sistemi ERP, adattando il software alle esigenze specifiche del cliente. Questo include la configurazione dei moduli, la personalizzazione delle funzionalità e l’integrazione con altri sistemi esistenti. Una corretta implementazione garantisce che l’ERP si allinei agli obiettivi aziendali del cliente, massimizzando il ROI.

• Formazione e change management: l’introduzione di un sistema ERP richiede spesso un cambiamento significativo nei processi aziendali e nella cultura organizzativa. I consulenti giocano un ruolo fondamentale nel facilitare questo cambiamento, offrendo formazione agli utenti e supportando la gestione del cambiamento per assicurare una transizione fluida.

• Miglioramento continuo: dopo l’implementazione, i consulenti possono utilizzare l’ERP per monitorare continuamente le operazioni del cliente e suggerire miglioramenti. Questo approccio proattivo aiuta le aziende a rimanere agili e ad adattarsi rapidamente a nuove sfide o opportunità di mercato.

• Integrazione e automazione avanzata: oltre alla configurazione standard, i consulenti possono estendere l’uso dell’ERP integrando tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale (AI) e l’analisi predittiva. Queste tecnologie possono aumentare ulteriormente l’automazione, migliorare l’accuratezza delle previsioni e ottimizzare la gestione della supply chain.

Attraverso l’uso strategico di un ERP, i consulenti possono offrire soluzioni che portano a decisioni informate e risultati aziendali ottimizzati.

Consulenza ERP: scegliere l’azienda giusta

Le aziende che offrono consulenza ERP sono specializzate nel fornire expertise e supporto per l’implementazione, personalizzazione e gestione dei sistemi ERP. Tutto ciò va oltre la semplice installazione di un software. Essi sono partner strategici che aiutano le aziende a trasformare i loro processi di business.

Una buona azienda di consulenza ERP dovrà avere le seguenti caratteristiche:

• Selezione del sistema ERP: prima di un’implementazione, i consulenti ERP aiutano le aziende a scegliere il sistema più adatto alle loro specifiche esigenze. Questo processo include la valutazione delle caratteristiche tecniche dei diversi software, la compatibilità con i processi aziendali esistenti e il budget disponibile.

• Implementazione personalizzata: i consulenti guidano il processo di implementazione, assicurandosi che il sistema ERP sia configurato per rispondere alle specificità dell’azienda cliente. Ciò può includere la personalizzazione di moduli, la creazione di flussi di lavoro automatizzati e l’integrazione con altri sistemi IT.

• Formazione e supporto: un elemento vitale del servizio di consulenza ERP è la formazione degli utenti finali e del personale IT. I consulenti sviluppano programmi di formazione su misura per assicurare che tutti gli utenti siano competenti nell’uso del sistema. Offrono anche supporto continuativo per risolvere eventuali problemi tecnici o funzionali.

• Ottimizzazione post-attuazione: dopo l’implementazione, i consulenti ERP continuano a supportare l’organizzazione nel perfezionare l’uso del sistema. Questo include l’analisi delle prestazioni del sistema, l’identificazione di nuove aree di miglioramento e l’aggiornamento del software per adattarsi a cambiamenti nei processi aziendali o nell’ambiente di mercato.

• Integrazione di tecnologie avanzate: con l’evoluzione tecnologica, i consulenti ERP integrano soluzioni avanzate come l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico e l’analisi dei big data per estendere le capacità degli ERP tradizionali, migliorando la previsione della domanda, la pianificazione delle risorse e la personalizzazione delle esperienze dei clienti.

• Gestione del cambio: uno degli aspetti più critici della consulenza ERP è aiutare le aziende a gestire il cambiamento organizzativo causato dall’introduzione di nuovi sistemi. I consulenti lavorano per mitigare le resistenze, comunicare i benefici del nuovo sistema a tutti i livelli dell’organizzazione e assicurare che il cambiamento sia sostenibile.

Sistemi ERP e integrazione dati

L’integrazione dei dati offerta dagli ERP ottimizza le operazioni quotidiane e funge anche da strumento strategico per la gestione aziendale, migliorando la trasparenza, la precisione e la disponibilità delle informazioni vitali per il successo di un’organizzazione.

• Centralizzazione delle informazioni: un ERP unifica i dati provenienti da diversi dipartimenti (finanza, HR, vendite, logistica, etc.) in un unico sistema. Questa centralizzazione elimina la dispersione di informazioni tra sistemi separati e non integrati, consentendo una gestione olistica e coordinata delle attività aziendali.

• Coerenza dei dati: poiché tutte le informazioni sono raccolte in un unico sistema, l’ERP assicura che tutti i dati visualizzati siano coerenti e aggiornati. Questo riduce il rischio di discrepanze tra i dati di diversi reparti e aumenta l’affidabilità delle informazioni su cui si basano le decisioni aziendali.

• Efficienza operativa: l’integrazione dei dati tramite ERP riduce significativamente il tempo e lo sforzo necessari per inserire e gestire i dati. Automatizzando l’inserimento dei dati e sincronizzando automaticamente le informazioni tra i dipartimenti, gli ERP diminuiscono la probabilità di errori manuali e aumentano l’efficienza operativa.

• Supporto decisionale migliorato: con un accesso più rapido e affidabile ai dati aziendali, i leader aziendali possono prendere decisioni più informate e tempestive. L’ERP fornisce una visione comprensiva delle operazioni aziendali che aiuta a identificare le tendenze, valutare le performance e prevedere le esigenze future.

• Conformità e tracciabilità: mantenere una traccia accurata delle transazioni e delle operazioni aziendali è fondamentale per la conformità normativa. L’ERP facilita questo processo integrando i dati in modo che tutte le informazioni siano facilmente tracciabili e verificabili, supportando così la conformità a normative settoriali e governative.

ERP e moduli funzionali: diverse aree di business

I moduli funzionali di un sistema ERP sono componenti specializzati che gestiscono aspetti specifici delle operazioni aziendali. Ogni modulo è progettato per interagire con gli altri, condividendo dati in tempo reale e offrendo una visione integrata dell’organizzazione. Questa integrazione aiuta a eliminare i silos operativi, migliorare la collaborazione interdipartimentale e supportare decisioni aziendali più informate e strategiche. La modularità degli ERP permette inoltre alle aziende di personalizzare il sistema in base alle proprie esigenze specifiche, scegliendo i moduli che meglio si adattano alle loro operazioni.

• Gestione finanziaria: questo modulo è vitale per il trattamento di tutte le transazioni finanziarie, incluse la contabilità generale, la gestione dei debitori e dei creditori, le immobilizzazioni, la pianificazione e analisi del budget. Fornisce report finanziari completi che aiutano a monitorare la salute finanziaria dell’organizzazione.

• Acquisti: gestisce l’intero processo di acquisto, dalla creazione di ordini di acquisto alla ricezione e fatturazione. Questo modulo aiuta a ottimizzare l’acquisto di beni e servizi, negoziare migliori condizioni con i fornitori e migliorare le relazioni di fornitura.

• Vendite: supporta la gestione delle vendite tramite la gestione di ordini, fatture e spedizioni. È strettamente collegato al modulo di CRM per migliorare le relazioni con i clienti e aumentare le vendite.

• Risorse umane (HR): automatizza e gestisce processi chiave delle risorse umane, come la gestione della retribuzione, la formazione, i benefit, il reclutamento e la valutazione delle performance. Questo modulo è cruciale per mantenere una forza lavoro efficiente e soddisfatta.

• Customer Relationship Management (CRM): integra processi aziendali orientati al cliente come vendite, marketing e servizio clienti. Il CRM all’interno di un ERP permette di avere una visione unificata del cliente, migliorando il servizio offerto e aumentando la soddisfazione del cliente.

• Produzione: questo modulo è essenziale per le aziende manifatturiere. Gestisce la pianificazione della produzione, il controllo dell’inventario, le operazioni di lavoro e la manutenzione degli impianti. Ottimizza i processi produttivi per massimizzare l’efficienza e ridurre i costi.

• Gestione magazzino e inventario: controlla la gestione degli stock e del magazzino, dalla tracciabilità degli articoli alla gestione dei livelli di scorta, aiutando a ridurre il sovrastoccaggio o i rischi di stock esaurito.

• Supply Chain Management (SCM): migliora l’efficienza della catena di approvvigionamento monitorando e gestendo il flusso di beni e materiali, dalla produzione alla consegna al cliente finale.

ERP Software e Automation

L‘automazione dei processi offerta da un sistema ERP aumenta l’efficienza operativa e supporta una migliore gestione delle risorse, permettendo all’organizzazione di operare con maggiore precisione e meno sprechi. Questo risultato si traduce in benefici tangibili sia a livello di riduzione dei costi che di aumento della soddisfazione del cliente.

• Riduzione dell’input manuale: automatizzando compiti ripetitivi come l’inserimento dati per ordini di acquisto, fatturazione e pagamenti, l’ERP riduce la necessità di input manuale, minimizzando così il rischio di errori. Questo porta a una maggiore accuratezza nelle transazioni e nei record finanziari.

• Miglioramento del flusso di lavoro: l’ERP può configurare flussi di lavoro automatici che guidano i processi attraverso vari stadi di esecuzione, assicurando che tutte le azioni necessarie vengano completate in sequenza e secondo gli standard stabiliti. Ad esempio, un ordine di acquisto può essere automaticamente inoltrato per l’approvazione e, una volta approvato, può innescare il processo di fatturazione e pagamento.

• Gestione del tempo efficiente: con l’automazione dei processi, il tempo impiegato per completare le operazioni quotidiane viene significativamente ridotto. Ciò libera il personale per concentrarsi su compiti più strategici e di valore aggiunto, piuttosto che su operazioni routinarie e amministrative.

• Monitoraggio e reportistica: l’automazione consente anche un monitoraggio e una reportistica più efficaci. Gli ERP possono generare automaticamente report su base regolare, fornendo insight critici su vari aspetti dell’organizzazione, come la performance di vendita, l’efficienza della produzione e la gestione dell’inventario.

• Miglioramento della conformità e riduzione dei rischi: automatizzare processi come la generazione di documenti legali e finanziari assicura che tutte le operazioni siano conformi agli standard regolatori e alle politiche interne. Questo riduce il rischio legale e finanziario associato agli errori umani e alla non conformità.

• Reattività e agilità organizzativa: un sistema ERP che automatisce i processi permette all’azienda di rispondere più rapidamente alle variazioni del mercato o ai problemi interni. Ad esempio, l’adattamento automatico dei livelli di inventario in risposta a variazioni della domanda può aiutare a prevenire sia l’eccesso che la carenza di stock.

I migliori software ERP sul mercato

Valutare quale ERP sia il migliore per un’organizzazione specifica richiede un’analisi dettagliata dei processi aziendali e degli obiettivi a lungo termine. Molte aziende scelgono di lavorare con consulenti ERP per aiutare a fare una scelta informata e personalizzata. In ogni caso di seguito forniamo una lista dei software e sistemi ERP più riconosciuti dal mercato in Italia e non.

• SAP ERP: è uno dei leader del mercato ERP, noto per la sua robusta architettura e la capacità di supportare grandi aziende con processi complessi. Offre moduli per quasi ogni aspetto aziendale, dalla finanza alla produzione, e è particolarmente forte nelle soluzioni per la gestione della supply chain e la produzione.

• Oracle ERP Cloud: offre una soluzione ERP cloud che è ben integrata con altre applicazioni Oracle per il CRM, la gestione della supply chain e altro. È una scelta popolare tra le grandi aziende per la sua capacità di gestire volumi elevati di dati e transazioni complesse.

• Microsoft Dynamics 365: una soluzione ERP integrata che combina CRM e ERP con la potenza del cloud e dell’intelligenza artificiale. È particolarmente adatto per medie e grandi aziende che cercano una soluzione ERP che si integri facilmente con altri prodotti Microsoft.

• Infor CloudSuite: offre soluzioni ERP specifiche per settore, che sono altamente specializzate per industrie come la manifattura, la distribuzione, il settore pubblico e l’ospitalità. Le sue soluzioni sono note per essere estremamente adattabili alle esigenze specifiche di ogni settore.

• Epicor ERP: fornisce soluzioni ERP flessibili, progettate per supportare le esigenze delle medie imprese, soprattutto nel manifatturiero. Il suo software è apprezzato per la facilità di utilizzo e la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti di business.

• NetSuite: acquisita da Oracle, NetSuite è una soluzione ERP cloud che supporta principalmente piccole e medie imprese. È noto per la sua facilità di implementazione e la vasta gamma di funzionalità, che includono finanziaria, CRM, e-commerce e gestione dell’inventario.

• IFS Applications: offre moduli ERP che supportano industrie come l’aerospazio e la difesa, l’ingegneria, la costruzione, e la gestione delle risorse energetiche. È noto per la sua forte capacità di gestione del progetto e manutenzione delle risorse.

• SYSPRO: wpecializzato nel settore manifatturiero e distributivo, SYSPRO offre un’ampia gamma di funzionalità per supportare i processi aziendali end-to-end, da inventario e ordini a contabilità e gestione della supply chain.

Come valutare il software ERP giusto

Per guidare la scelta di un software ERP, è necessario includere alcuni aspetti chiave che possono essere cruciali per valutarne l’implementazione e l’efficacia all’interno di un’organizzazione.

• Costi e ROI: un’analisi dei costi iniziali e dei costi operativi continuativi di un sistema ERP è essenziale. È altrettanto importante considerare il ritorno sull’investimento (ROI), che può variare a seconda del tipo di implementazione, dell’efficienza operativa guadagnata e della riduzione dei costi conseguente all’uso del sistema.

• Scalabilità: la capacità di un sistema ERP di adattarsi al crescere dell’organizzazione è vitale. La scalabilità non riguarda solo l’aggiunta di nuovi utenti o funzionalità, ma anche la capacità del sistema di gestire un aumento del volume di transazioni e dati senza perdere prestazioni.

• Personalizzazione: mentre la personalizzazione può rendere un ERP perfettamente adatto ai processi aziendali unici di un’organizzazione, può anche complicare gli aggiornamenti del sistema e aumentare i costi di mantenimento. È importante valutare quanto sia facile personalizzare il sistema e quali impatti questa personalizzazione potrebbe avere nel lungo termine.

• Integrazione con altre tecnologie: gli ERP non operano in isolamento. La loro capacità di integrarsi con altre piattaforme e tecnologie (come CRM, BI, e-commerce, e altri sistemi di back-office) è fondamentale per ottenere una vera trasformazione digitale.

• Sicurezza e conformità: con l’aumento delle minacce alla sicurezza cibernetica, garantire la sicurezza dei dati sensibili gestiti da un ERP è più importante che mai. È essenziale che il sistema possa garantire la conformità con le normative vigenti sulla privacy e sulla protezione dei dati, come il GDPR.

• Esperienza utente: l’usabilità del sistema ERP influisce direttamente sull’accettazione da parte degli utenti. Sistemi con un’interfaccia utente intuitiva e accesso mobile possono aumentare l’efficacia con cui gli utenti interagiscono con il sistema e, di conseguenza, possono migliorare la produttività complessiva.

• Supporto e aggiornamenti: considerare la qualità del supporto offerto dal fornitore ERP è cruciale. Questo include l’assistenza tecnica, la formazione degli utenti e gli aggiornamenti del software, che devono essere regolari per garantire che il sistema resti aggiornato con le ultime funzionalità e normative.

La scelta del miglior software ERP dipende anche da altri fattori come il settore di appartenenza, la dimensione dell’azienda e le esigenze specifiche di business.