ATS cos’è e come viene utilizzato nel Recruiting

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Andrea Barbieri

 

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Gli Applicant Tracking Systems (ATS) hanno continuato a evolversi, diventando ancora più sofisticati e integrati nel panorama del reclutamento e della gestione delle risorse umane. Questi sistemi hanno abbracciato le ultime tecnologie, migliorando l’efficienza dei processi di assunzione e offrendo esperienze più ricche e personalizzate sia ai datori di lavoro che ai candidati. Vediamo insieme di cosa si tratta e come vengono utilizzati nel Recruiting.

Cos’è un ATS: Applicant Tracking Systems

L’ATS, acronimo di Applicant Tracking System, è un software utilizzato dalle aziende per ottimizzare il processo di reclutamento e selezione del personale. Sono software progettati per ottimizzare il processo di reclutamento automatizzando la raccolta, la gestione e l’analisi delle candidature. Questo sistema aiuta a gestire in modo efficiente grandi volumi di candidature, automatizzando diverse fasi del processo di assunzione, dalla pubblicazione delle offerte di lavoro alla selezione dei candidati, fino alla fase di intervista e assunzione.

Funzionalità principali di un ATS:

  • Gestione delle candidature: consente di raccogliere e organizzare le candidature ricevute attraverso vari canali in un’unica piattaforma.

  • Filtraggio dei candidati: utilizza criteri predefiniti per scremare automaticamente i candidati, facilitando l’identificazione di quelli che meglio corrispondono ai requisiti del ruolo.

  • Tracciamento del processo di selezione: offre una panoramica dello stato di avanzamento di ciascun candidato nel processo di selezione, migliorando la comunicazione tra i vari stakeholder coinvolti.

  • Integrazione con altri strumenti: spesso si integra con altri software utilizzati in ambito HR, come sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS) e piattaforme di valutazione.

ATS: un esempio concreto di funzionamento

Di seguito, verranno esaminati i vari aspetti del funzionamento di un ATS, fornendo esempi specifici e dettagli sulle sue funzionalità.

Pubblicazione delle offerte di lavoro

  • Un ATS permette all’HR di creare e pubblicare offerte di lavoro su vari canali, come il sito carriere dell’azienda, job board online e social media, direttamente dalla piattaforma. Ad esempio, inserendo i dettagli di un’offerta di lavoro nell’ATS, questo può automaticamente pubblicarla su LinkedIn, Indeed e altri siti pertinenti.

Raccolta e gestione delle candidature

  • Quando un candidato invia la sua candidatura tramite il sito carriere dell’azienda, l’ATS raccoglie automaticamente tutte le informazioni (CV, lettera di presentazione, ecc.) in un unico database. I recruiter possono poi accedere a queste informazioni, filtrare i candidati per parole chiave, competenze, esperienza, ecc., e gestire le candidature in diverse fasi del processo di selezione (ad es., “Da valutare”, “In intervista”, “Offerta inviata”).

Screening dei candidati

  • Un ATS può essere configurato per scremare automaticamente i candidati in base a criteri specifici, come titoli di studio, esperienza lavorativa o competenze tecniche. Se l’offerta di lavoro richiede un laureato in ingegneria con almeno 3 anni di esperienza in progetti di software development, l’ATS filtra i CV per mostrare solo i candidati che soddisfano questi requisiti.

Tracciamento e comunicazione

  • Attraverso l’ATS, i recruiter possono inviare email automatiche ai candidati per aggiornarli sullo stato della loro candidatura, inviti a colloqui o feedback post-intervista. Questo assicura che tutti i candidati ricevano comunicazioni tempestive e mantiene l’intero processo organizzato.

Integrazione con altri strumenti

  • Molti ATS si integrano con strumenti di video intervista, test di valutazione delle competenze e piattaforme HR per una gestione end-to-end del processo di assunzione. Ad esempio, un ATS può integrarsi con una piattaforma di video interviste come HireVue, permettendo ai recruiter di programmare e condurre interviste video direttamente dall’ATS.

Analisi e reporting

  • Gli ATS offrono funzionalità di reporting che permettono ai team HR di analizzare l’efficacia delle loro strategie di reclutamento. I report possono includere metriche come il tempo medio per l’assunzione, le fonti di candidatura più efficaci, o il tasso di accettazione delle offerte, fornendo insight preziosi per ottimizzare i futuri processi di assunzione.

Chi utilizza i sistemi ATS

I sistemi Applicant Tracking System (ATS) sono utilizzati da una vasta gamma di organizzazioni che cercano di ottimizzare il processo di reclutamento e gestione dei talenti. Tra questi utenti rientrano:

  • Aziende di tutte le dimensioni: dalle piccole e medie imprese (PMI) alle grandi corporazioni, le aziende utilizzano gli ATS per gestire in modo efficiente il flusso di candidature, migliorare la qualità delle assunzioni e ridurre i tempi di reclutamento.

  • Agenzie di reclutamento: le agenzie che forniscono servizi di reclutamento a terzi si affidano agli ATS per tracciare e gestire un grande numero di candidati e requisizioni di lavoro per conto dei loro clienti, garantendo processi di selezione organizzati e tempestivi.

  • Reparti HR e team di talent acquisition: i professionisti delle risorse umane e i team specializzati nell’acquisizione di talenti utilizzano gli ATS come strumento quotidiano per pubblicare offerte di lavoro, filtrare i curriculum, organizzare i colloqui e comunicare con i candidati.

  • Settore pubblico e organizzazioni non profit: anche enti governativi, istituzioni educative e organizzazioni non profit si avvalgono degli ATS per gestire le procedure di assunzione, adattando il software alle proprie esigenze specifiche in termini di reclutamento e conformità.

  • Start-up e imprese tecnologiche: queste organizzazioni, spesso caratterizzate da rapide fasi di crescita, ricorrono agli ATS per supportare strategie di reclutamento agili e per attrarre talenti nel competitivo mercato delle tecnologie e dell’innovazione.

L’utilizzo di un sistema ATS permette a queste entità di semplificare e rendere più efficace il processo di reclutamento, dalla raccolta e analisi delle candidature alla selezione finale dei candidati, facilitando la collaborazione tra i membri del team e migliorando l’esperienza complessiva dei candidati.

Migliori ATS sul mercato nel 2024

La selezione dei migliori Applicant Tracking System (ATS) sul mercato nel 2024 richiede di considerare una serie di criteri fondamentali, riflettendo le esigenze specifiche e gli obiettivi di reclutamento di un’organizzazione. In primo luogo, la scalabilità è cruciale; un ATS ideale deve crescere insieme all’azienda, adattandosi alle mutevoli dimensioni e complessità delle sue operazioni di reclutamento.

Un’altra considerazione chiave è l’intuitività dell’interfaccia utente, che determina la facilità con cui team di reclutamento e candidati possono navigare nel sistema. La personalizzazione permette di adattare il software alle specifiche procedure di assunzione dell’azienda, migliorando l’efficienza del processo di reclutamento.

La compatibilità e l’integrazione con altri strumenti HR e sistemi software preesistenti garantiscono una gestione dei dati senza interruzioni e una maggiore produttività. L’analisi e il reporting avanzati forniscono insight preziosi per ottimizzare le strategie di assunzione, mentre il rispetto della privacy dei dati e la sicurezza sono imprescindibili per proteggere le informazioni sensibili dei candidati.

Infine, la capacità di un ATS di offrire un’esperienza candidato positiva è fondamentale per attrarre talenti di alta qualità in un mercato competitivo. Valutare questi criteri aiuterà le organizzazioni a scegliere un ATS che non solo risponda alle loro esigenze attuali ma sia anche ben posizionato per affrontare le sfide future nel panorama del reclutamento.

Vediamo ora una selezione dei migliori ATS per il 2024, considerati i suddetti elementi.

Greenhouse

Greenhouse si distingue nel panorama degli Applicant Tracking System (ATS) grazie alla sua interfaccia intuitiva, che rende il software immediatamente accessibile anche agli utenti meno esperti. Questo sistema è progettato per supportare le aziende in ogni fase del processo di reclutamento, offrendo una suite completa di strumenti pensati per ottimizzare l’acquisizione e la gestione dei talenti.

  • sourcing avanzato: Greenhouse fornisce agli utenti strumenti potenti per identificare e attrarre i migliori candidati, facilitando la ricerca di talenti attraverso diversi canali e piattaforme.
  • tracciamento dei candidati: il sistema consente di seguire ogni candidato lungo le diverse fasi del processo di selezione, dalla candidatura iniziale fino alla decisione finale, garantendo una gestione fluida e organizzata dei dati.
  • integrazione con numerose piattaforme: uno dei punti di forza di Greenhouse è la sua capacità di integrarsi facilmente con una vasta gamma di altre piattaforme e strumenti software, ampliando così le possibilità di reclutamento e di analisi dei dati.

Lever

Lever emerge nel panorama dei sistemi di Applicant Tracking System (ATS) per il suo approccio olistico al talent acquisition, distinguendosi per l’integrazione unica tra le funzionalità di un ATS tradizionale e quelle di un Customer Relationship Management (CRM). Questa sinergia permette di gestire il processo di reclutamento in maniera estremamente fluida e personalizzata, offrendo alle aziende gli strumenti per costruire relazioni di lungo termine con i candidati.

  • esperienza di reclutamento personalizzata: Lever facilita la creazione di percorsi di reclutamento su misura per ogni candidato, migliorando l’engagement e ottimizzando le possibilità di successo nei processi di selezione.
  • costruzione di un solido talent pool: grazie alla combinazione di ATS e CRM, Lever consente di coltivare e mantenere un database di talenti potenziali, rendendo più semplice per le aziende identificare e coinvolgere i candidati ideali per future opportunità di lavoro.

Workday

Workday si posiziona come una soluzione di spicco nel campo degli Applicant Tracking System (ATS) per le grandi aziende, grazie alla sua offerta che va ben oltre le semplici funzionalità di reclutamento. Questo sistema è apprezzato per la sua capacità di gestire complessi flussi di lavoro di assunzione e per l’integrazione profonda con sistemi HR esistenti, offrendo un’ampia gamma di funzionalità che coprono diversi aspetti della gestione delle risorse umane.

  • soluzione HR completa: oltre al reclutamento, Workday fornisce strumenti avanzati per la gestione dell’intero ciclo di vita del dipendente, dalla selezione all’onboarding, dalla formazione alla valutazione delle prestazioni, fino alla pianificazione della successione.
  • gestione di flussi di lavoro complessi: la piattaforma è progettata per facilitare l’organizzazione e l’automazione dei processi di assunzione, permettendo alle grandi aziende di navigare con efficacia nelle complessità dei loro flussi di lavoro HR.
  • integrazione con sistemi esistenti: Workday si distingue per la sua capacità di integrarsi armoniosamente con una varietà di sistemi HR e strumenti di terze parti, consentendo un’ottimizzazione delle operazioni e una migliore gestione dei dati.

SmartRecruiters

SmartRecruiters si distingue nel panorama degli Applicant Tracking System (ATS) per la sua forte enfasi sull’attrazione dei talenti e sull’esperienza dei candidati, offrendo una piattaforma robusta e versatile progettata per ottimizzare il processo di assunzione. Questo sistema si rivolge alle aziende che desiderano non solo efficientare le proprie pratiche di reclutamento, ma anche elevare il proprio brand come datore di lavoro attraente.

  • attrazione dei talenti: SmartRecruiters mette a disposizione degli utenti strumenti avanzati per il marketing del reclutamento, consentendo alle aziende di raggiungere candidati di qualità in modo più efficace attraverso diverse piattaforme e canali.
  • esperienza dei candidati: la piattaforma è progettata per garantire un percorso di candidatura fluido e accogliente, migliorando l’interazione con i candidati e rafforzando l’immagine positiva dell’azienda come luogo di lavoro desiderabile.
  • ampia gamma di funzionalità: oltre alle capacità di sourcing e gestione dei candidati, SmartRecruiters offre funzionalità per la valutazione dei candidati, l’integrazione con i social media, l’analisi dei dati del reclutamento e la costruzione di un forte brand di datore di lavoro.

iCIMS

iCIMS si presenta come una piattaforma di Applicant Tracking System (ATS) focalizzata sulla scalabilità, offrendo soluzioni altamente personalizzabili che si adattano efficacemente alle esigenze di aziende di varie dimensioni. Questo sistema si distingue per la sua capacità di fornire un supporto completo che spazia dal reclutamento all’onboarding, fino alla gestione del talento, permettendo alle organizzazioni di ottimizzare l’intero ciclo di vita del dipendente.

  • soluzioni personalizzabili: iCIMS consente di configurare la piattaforma in base alle specifiche necessità aziendali, garantendo che ogni organizzazione possa implementare le funzionalità più adatte alla propria strategia di gestione dei talenti.
  • copertura del processo di assunzione: dalla ricerca e attrazione dei candidati alla loro selezione, dall’onboarding alla successiva gestione del talento, iCIMS offre strumenti integrati che supportano le aziende in ogni fase del percorso del dipendente.
  • supporto alle aziende di varie dimensioni: grazie alla sua flessibilità e scalabilità, iCIMS è ideale sia per piccole e medie imprese che necessitano di soluzioni agili e facilmente implementabili, sia per grandi aziende che richiedono sistemi robusti e complessi per gestire volumi elevati di candidature e processi di assunzione articolati.

BambooHR

BambooHR si distingue nel settore degli Applicant Tracking System (ATS) principalmente come una soluzione orientata alla gestione delle risorse umane, ma che include efficacemente anche funzionalità dedicate al reclutamento, particolarmente adatte per le piccole e medie imprese (PMI). Questa piattaforma è apprezzata per la sua facilità d’uso e per l’efficienza che promette nel processo di reclutamento, rendendola una scelta ideale per le aziende che cercano un sistema semplice ma potente per ottimizzare la gestione del personale e l’acquisizione di nuovi talenti.

  • facilità d’uso: BambooHR è progettato con un’interfaccia intuitiva che semplifica la gestione del processo di reclutamento, consentendo anche a chi non ha competenze tecniche avanzate di navigare facilmente tra le diverse funzionalità.
  • efficienza del processo di reclutamento: grazie alla sua integrazione di strumenti ATS, BambooHR permette alle PMI di gestire le candidature, comunicare con i candidati e coordinare le interviste in modo più fluido e organizzato, riducendo i tempi di assunzione.
  • funzionalità ATS integrate: sebbene il suo punto di forza sia la gestione HR, BambooHR offre tutte le funzionalità essenziali di un ATS, come la pubblicazione di annunci di lavoro, il tracciamento delle candidature, la selezione dei candidati e la generazione di report sul processo di reclutamento.

SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors rappresenta una componente essenziale di una suite più ampia dedicata alla gestione del capitale umano (HCM), progettata per rispondere alle esigenze delle organizzazioni globali con capacità di reporting avanzate e una profonda integrazione con le strategie HR a livello mondiale. Questa piattaforma si rivolge alle aziende che cercano una soluzione completa per ottimizzare ogni aspetto della gestione dei talenti, dall’acquisizione alla formazione, dalla valutazione delle prestazioni alla pianificazione della successione.

  • capacità di reporting avanzate: SAP SuccessFactors si distingue per le sue funzionalità di analisi e reporting, che consentono alle aziende di ottenere insight dettagliati sulle proprie operazioni HR, supportando decisioni strategiche basate su dati concreti.
  • integrazione con strategie HR globali: la piattaforma è progettata per supportare le strategie di gestione delle risorse umane su scala globale, facilitando la standardizzazione dei processi HR in diverse geografie e la conformità con le normative locali, garantendo al contempo flessibilità e personalizzazione.
  • gestione olistica del capitale umano: SAP SuccessFactors offre una gamma completa di moduli e funzionalità che coprono l’intero ciclo di vita del dipendente, dal reclutamento e onboarding, alla gestione delle prestazioni, fino allo sviluppo della carriera e alla pianificazione della successione, fornendo una soluzione unificata per la gestione HR.

JazzHR

JazzHR si posiziona come soluzione preferenziale per le piccole e medie imprese (PMI) nel campo degli Applicant Tracking System (ATS), offrendo una piattaforma di reclutamento potente, ma al contempo estremamente accessibile. La caratteristica distintiva di JazzHR è l’accento posto sulla personalizzazione e sulla semplicità d’uso, rendendolo uno strumento particolarmente adatto per quelle aziende che cercano di ottimizzare il proprio processo di assunzione senza la complessità tipica di altre soluzioni più ingombranti.

  • potenti strumenti di reclutamento: JazzHR mette a disposizione delle PMI una suite completa di funzionalità per gestire ogni fase del processo di assunzione, dalla pubblicazione degli annunci di lavoro al tracciamento delle candidature, dalla selezione all’onboarding dei nuovi assunti.
  • personalizzazione: uno dei punti di forza di JazzHR è la sua capacità di adattarsi alle specifiche esigenze di ogni azienda, consentendo una personalizzazione profonda dei flussi di lavoro, dei moduli di candidatura e dei processi di selezione, per un’esperienza di reclutamento veramente su misura.
  • semplicità d’uso: progettato con un’interfaccia utente intuitiva, JazzHR rende semplice per i recruiter gestire il processo di assunzione, anche senza competenze tecniche avanzate, garantendo un’adozione rapida e un’applicazione efficace delle sue funzionalità.

Gli ATS del futuro: cosa ci aspetta

L’evoluzione degli Applicant Tracking System (ATS) è strettamente legata ai progressi tecnologici, con tendenze emergenti che promettono di trasformare ulteriormente il modo in cui le aziende cercano, attraggono e assumono talenti. Tuttavia, con queste innovazioni arrivano anche nuove sfide e limiti da affrontare

  • Intelligenza Artificiale e Machine Learning: L’integrazione di AI e machine learning negli ATS sta diventando sempre più raffinata, permettendo una selezione dei candidati più precisa, personalizzazione delle esperienze di reclutamento e previsioni sui migliori fit tra candidati e ruoli aperti.
  • Automazione dei Processi: L’automazione tramite gli ATS ridurrà ulteriormente il carico di lavoro amministrativo sui team di HR, consentendo ai recruiter di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto, come l’interazione e l’ingaggio dei candidati.
  • Analisi Predittive: Gli ATS saranno sempre più dotati di capacità analitiche avanzate, fornendo insight predittivi che possono aiutare a prevedere le tendenze del mercato del lavoro, l’efficacia delle strategie di reclutamento e il successo dei nuovi assunti.
  • Miglioramento dell’Esperienza dei Candidati: Un focus crescente sull’esperienza dei candidati porterà allo sviluppo di funzionalità ATS progettate per rendere il processo di candidatura più intuitivo, inclusivo e trasparente.
  • Integrazione e Interoperabilità: Gli ATS diventeranno più integrati con altri sistemi HR e strumenti tecnologici, creando un ecosistema di dati HR più coeso e potente, che può offrire una visione olistica dei talenti all’interno dell’organizzazione.

Sfide e limiti degli ATS

Navigare nelle sfide associate richiederà un impegno costante verso l’etica, la formazione e la sicurezza per garantire che la tecnologia ATS continui a servire al meglio le esigenze delle aziende e dei candidati in un mercato del lavoro in rapida evoluzione.

  • Bias Algoritmico: mentre l’AI e il machine learning offrono enormi vantaggi, esiste il rischio di bias nei processi di selezione. Garantire che gli algoritmi siano equi e privi di pregiudizi è una sfida cruciale per i fornitori di ATS e le aziende che li utilizzano.

  • Sicurezza dei Dati e Privacy: con l’aumento delle informazioni sensibili gestite dagli ATS, la sicurezza dei dati e la conformità alla privacy diventano priorità assolute. Le aziende dovranno affrontare le sfide legate alla protezione dei dati dei candidati e alla conformità con le normative globali sulla privacy.

  • Adozione tecnologica e formazione: l’introduzione di nuove tecnologie negli ATS richiede che i team di HR e i recruiter siano adeguatamente formati per sfruttarne i vantaggi. Superare la resistenza al cambiamento e assicurare una transizione fluida verso nuovi sistemi rimane una sfida.

  • Personalizzazione vs. Standardizzazione: trovare il giusto equilibrio tra la personalizzazione delle funzionalità ATS per le esigenze specifiche di un’azienda e la necessità di standardizzare i processi per garantire l’efficienza può essere complesso.

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