Assistente Virtuale: come funziona, esempi, tutorial, guida completa

Assistente Virtuale: introduzione

Significato e Definizione

Un Assistente Virtuale (VA) è un professionista autonomo che fornisce supporto amministrativo, tecnico, o creativo ai clienti da un’ubicazione remota. L’assistente virtuale può essere un individuo o un software. Nell’ultimo decennio, grazie al progresso della Intelligenza Artificiale e del Machine Learning, gli assistenti virtuali software, come Siri, Google Assistant, o Alexa, sono diventati sempre più popolari.

Tipologie e Differenze

Esistono fondamentalmente due tipi di assistenti virtuali: umani e software.

Assistenti Virtuali Umani

Gli assistenti virtuali umani sono professionisti che operano in vari campi, come l’amministrazione, il marketing, la contabilità, il supporto tecnico, la pianificazione di eventi, e altro ancora. La loro principale caratteristica è la capacità di svolgere una varietà di compiti in maniera efficiente e a distanza, utilizzando strumenti come Zoom, Slack, Trello, Google Drive e simili.

Assistenti Virtuali Software

Gli assistenti virtuali software sono prodotti della Intelligenza Artificiale. Sono programmi che utilizzano l’elaborazione del linguaggio naturale e l’apprendimento automatico per capire e rispondere alle richieste degli utenti. Alcuni esempi famosi di assistenti virtuali software includono Siri di Apple, Alexa di Amazon, Google Assistant e Cortana di Microsoft. Questi assistenti possono eseguire compiti come inviare messaggi, effettuare ricerche online, impostare promemoria, controllare dispositivi smart, e molto altro ancora.

Le Impostazioni di Base

La configurazione di un Assistente Virtuale (VA) può variare notevolmente a seconda del tipo di VA che si sta utilizzando (umano o software) e del tipo di compiti che si desidera che il VA svolga. Qui di seguito verranno fornite alcune linee guida generali su come configurare un VA in modo efficace.

Assistente Virtuale Umano

Per lavorare in modo efficace con un Assistente Virtuale Umano, la chiave è una comunicazione chiara e l’uso di strumenti di gestione del lavoro. Dovresti essere in grado di descrivere in dettaglio i compiti che vuoi che svolga, e mettere a disposizione strumenti come Google Drive per la condivisione di documenti, Zoom o Skype per le videoconferenze, e piattaforme di gestione dei progetti come Asana, Trello o Slack per l’assegnazione e il monitoraggio dei compiti.

Impostazione di un Assistente Virtuale Software

L’attivazione di un Assistente Virtuale Software, come Siri o Google Assistant, è relativamente semplice. La maggior parte dei dispositivi mobili e degli smart speaker attuali hanno già un assistente virtuale integrato, e tutto ciò che devi fare è attivarlo nelle impostazioni del dispositivo. Dopo l’attivazione, dovresti configurare le tue preferenze, come la lingua e la voce dell’assistente, e concedere i permessi necessari affinché l’assistente possa accedere a determinate informazioni o eseguire determinati compiti, come inviare messaggi o effettuare ricerche online.

Strumenti e Piattaforme

Vi sono molteplici strumenti e piattaforme per assistenti virtuali, sia per quanto riguarda gli assistenti umani che i software. Ognuno ha le sue specifiche caratteristiche, vantaggi e svantaggi.

Strumenti per Assistente Virtuale Umano

Gli assistenti virtuali umani utilizzano spesso una serie di applicazioni di produttività e strumenti di collaborazione per gestire il loro lavoro. Tra questi si trovano:

• Google Workspace: una suite di strumenti di produttività che include Gmail, Google Drive, Google Calendar e Google Docs.
• Microsoft 365: un altro insieme di strumenti di produttività che comprende Outlook, OneDrive, Microsoft Teams e Office.
• Asana, Trello e Jira: strumenti di gestione dei progetti che facilitano la pianificazione, la tracciabilità e la collaborazione sui compiti.
• Zoom e Skype: piattaforme di videoconferenza utilizzate per le riunioni online.
• Slack: un’applicazione di messaggistica istantanea per la comunicazione e la collaborazione sul lavoro.

Assistenti Virtuali Software

I più popolari assistenti virtuali software includono:

• Google Assistant: Un assistente virtuale sviluppato da Google, disponibile su dispositivi Android e iOS, nonché su speaker intelligenti come Google Home.
• Siri: L’assistente virtuale di Apple, integrato in iPhone, iPad, Mac e HomePod.
• Alexa: Assistente virtuale di Amazon, che si trova sui dispositivi Echo di Amazon.
• Cortana: L’assistente virtuale di Microsoft, disponibile su Windows e integrato con Microsoft 365.

Esempi e Casi d’Uso

Gli assistenti virtuali possono essere utilizzati in una varietà di contesti e per una vasta gamma di compiti. Ecco alcuni esempi e casi d’uso comuni.

Assistenti Virtuali Umani

Un Assistente Virtuale Umano può svolgere una vasta gamma di compiti, a seconda delle esigenze dell’individuo o dell’azienda che li assume. Questi compiti possono includere la gestione dell’agenda, la prenotazione di viaggi, la gestione delle email, l’assistenza clienti, l’amministrazione di progetti e molto altro.

Assistenti Virtuali Software

I software assistenti virtuali possono svolgere molteplici funzioni, tra cui:

• Ricerca online: Possono cercare informazioni online su richiesta dell’utente, come il meteo, le notizie o le ricette.
• Controllo dei dispositivi intelligenti: Possono interagire con altri dispositivi intelligenti, come le luci o i termostati, per controllarli su comando.
• Promemoria e sveglie: Possono impostare allarmi e promemoria per l’utente.
• Messaggistica e chiamate: Possono inviare messaggi o effettuare chiamate su comando dell’utente.

Lavoro e Assistenza Virtuale

Figure Professionali Coinvolte

Nel campo degli assistenti virtuali, vi sono diverse figure professionali coinvolte, ognuna con le proprie competenze e responsabilità uniche.

• Assistenti Virtuali Umani: Questi professionisti forniscono una gamma di servizi a distanza, compresi, ma non limitati a, supporto amministrativo, marketing digitale, gestione dei social media, supporto clienti e così via.
• Sviluppatori di Software: Questi professionisti sono responsabili della creazione e manutenzione del software degli assistenti virtuali. Questo può includere programmazione, debugging, test e implementazione di nuove funzionalità.
• Data Scientist: Sono i professionisti che lavorano dietro le quinte per rendere gli assistenti virtuali più intelligenti. Usano tecniche di machine learning e intelligenza artificiale per migliorare la capacità degli assistenti virtuali di comprendere e rispondere alle richieste degli utenti.
• Specialisti UX/UI: Questi esperti si assicurano che l’assistente virtuale sia facile da usare e fornisca un’esperienza utente positiva.

Competenze Tecniche Richieste

Le competenze tecniche richieste variano a seconda del ruolo specifico all’interno del campo degli assistenti virtuali.

• Per un Assistente Virtuale Umano, le competenze possono includere la familiarità con vari strumenti di produttività e collaborazione, eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale, e la capacità di gestire in modo efficace il tempo e i compiti.
• Per uno Sviluppatore di Software, le competenze includono la conoscenza di vari linguaggi di programmazione, come Python o JavaScript, la familiarità con le tecniche di machine learning e la capacità di risolvere problemi complessi.
• Un Data Scientist necessita di una solida comprensione delle statistiche, della programmazione (come R o Python) e dell’apprendimento automatico, oltre alla capacità di analizzare e interpretare dati complessi.
• Infine, uno Specialista UX/UI dovrebbe avere una buona conoscenza del design dell’interfaccia utente, una comprensione di come gli utenti interagiscono con la tecnologia e la capacità di creare soluzioni intuitive e user-friendly.

Certificazioni per Assistenza Virtuale

• IVAA Certified Virtual Assistant (CVA): Questa è una certificazione rilasciata dalla International Virtual Assistants Association che dimostra la competenza in diverse aree dell’assistenza virtuale.
• VACertified: Questa è una certificazione rilasciata dalla VA Networking. Richiede un test che copre una varietà di competenze richieste agli assistenti virtuali, compresi i principi di base della gestione di un business virtuale.
• Certified Administrative Professional (CAP): Questa certificazione, offerta dall’IAAP, valida le competenze in amministrazione, organizzazione, gestione del tempo e altre aree rilevanti per gli assistenti virtuali.

Libri per studiare Assistenza Virtuale

• “The Virtual Assistant Solution: Come to the Rescue for Your Overflowing Tasks” di Michael Hyatt: Questo libro offre consigli pratici su come utilizzare al meglio un assistente virtuale.
• “Virtual Assistant: Take a Leap of Faith and Start a Virtual Assistant Business” di Russell Davis: Un libro che fornisce consigli e strategie per avviare un’attività di assistente virtuale.
• “Upwork: The Ultimate Guide to Hire Freelancers Inexpensively on Upwork to Grow your Business and Enjoy More Free Time” di Steve Lowell: Questo libro può essere molto utile per coloro che cercano di assumere un assistente virtuale attraverso la piattaforma Upwork.

Domande Tecniche ai colloqui su assistenza birtuale

• Come gestisci le tue attività quotidiane e ti assicuri che tutto venga fatto in modo tempestivo?
• Quali strumenti di produttività usi regolarmente?
• Qual è la tua esperienza con le videoconferenze e quali piattaforme hai usato?
• Sei familiare con la gestione dei social media e quali piattaforme hai usato?
• Qual è la tua esperienza nella gestione di progetti?
• Quali strumenti di collaborazione hai usato in passato?
• Sei in grado di gestire più compiti contemporaneamente? Puoi fornire un esempio di quando l’hai fatto?
• Hai esperienza nella risoluzione di problemi tecnici di base? Se sì, puoi fornire un esempio?